Ratgeber

So finden Sie die richtige App für die Inventur mit dem Smartphone

Die eine beste Inventur-App gibt es nicht. Es gibt fünf Arten für fünf verschiedene Aufgaben, und die meisten Enttäuschungen entstehen, wenn jemand eine gute App der falschen Art wählt. Dieser Ratgeber erklärt die fünf Arten, nennt für jede bekannte Beispiele und gibt Ihnen eine kurze Checkliste an die Hand, mit der Sie jede App vor dem Inventurtag testen können. Wir entwickeln Inventory Mobile, eine Zähl-App, und sagen deshalb auch offen, wofür unsere eigene App passt und wofür nicht.

Aktualisiert am 12. November 2026

Kurz gesagt

Wenn Sie nur zählen müssen, was in den Regalen liegt, und das Ergebnis in Excel brauchen, nehmen Sie eine Zähl-App. Beispiele: Inventory Mobile, mise, Orca Scan.
Wenn Sie Lieferantenbestellungen, Kundenaufträge und Versand brauchen, nehmen Sie ein Warenwirtschaftssystem wie Zoho Inventory, Odoo oder inFlow.
Wenn Sie über die Ladentheke verkaufen, nutzen Sie die Bestandsverwaltung Ihrer Kassen-App, etwa Square oder Loyverse, damit sich der Bestand mit jedem Verkauf anpasst.
Wenn Sie Geräte, Werkzeug oder Verbrauchsmaterial verwalten und keine Handelsware, sehen Sie sich eine einfache Inventarverwaltung wie Sortly oder BoxHero an oder eine Anlagenverwaltung wie Asset Panda.
Wenn Sie eine kurze Liste haben und nur eine Person zählt, reicht vielleicht schon eine Tabelle.

Klären Sie zuerst, welche Aufgabe die App erledigen soll

Wenn von Inventar oder Bestand die Rede ist, können zwei verschiedene Aufgaben gemeint sein, und die meisten Apps sind in einer davon gut.

Zählen (Inventur, körperliche Bestandsaufnahme, rollierende Inventur): Sie gehen an die Regale, zählen, was wirklich da ist, und vergleichen es mit der Buchmenge, also mit dem, was in Ihren Unterlagen steht. Das geschieht einmal im Jahr, einmal im Monat oder rollierend, Bereich für Bereich.
Verwalten (Bestandsverwaltung): Sie erfassen jeden Wareneingang, jeden Verkauf und jede Umlagerung sofort, wenn sie anfallen, damit die Zahlen auch zwischen den Zählungen stimmen.

Ein Laden, der an der Kasse verkauft, braucht ein Kassensystem, das die zweite Aufgabe übernimmt. Die erste Aufgabe steht für denselben Laden trotzdem am Jahresende an. Deshalb arbeiten viele Betriebe letztlich mit zwei Werkzeugen: dem System, über das Verkäufe oder Aufträge laufen, und einer Smartphone-App, mit der die Zählung schnell geht.

Die fünf Arten von Apps

Art	Gedacht für	Bekannte Beispiele	Vor dem Einsatz prüfen
Tabellenkalkulation	Eine kurze Liste, eine Person, kein Scannen	Microsoft Excel, Google Tabellen	Tippfehler, von sich aus kein Barcode-Scannen, und die Dateien mehrerer Personen müssen von Hand zusammengeführt werden
Zähl-App	Bestandszählungen mit dem Smartphone: scannen, Menge eingeben, mit der Buchmenge vergleichen, exportieren	Inventory Mobile, mise, Orca Scan	Verkauf, Einkauf und Rechnungen laufen nicht darüber
Einfache Inventar- oder Anlagenverwaltung	Listen von Gegenständen mit Fotos, Ordnern und QR-Etiketten: Werkzeug, Geräte, Verbrauchsmaterial	Sortly, BoxHero, Asset Panda	Ob sich damit ein großes Sortiment zählen und mit den Mengen in Ihren Unterlagen vergleichen lässt
Warenwirtschaftssystem	Lieferantenbestellungen, Kundenaufträge, mehrere Lager, Versand, Anbindung an Onlineshops und Buchhaltung	Zoho Inventory, Odoo, inFlow	Die Zeit für Einrichtung und Einarbeitung: mehr, als eine jährliche Inventur braucht
Kassen-App mit Bestandsverwaltung	Läden, Cafés und Restaurants, die über die Theke verkaufen	Square, Loyverse	Die Zählfunktion ist ein Zusatz. Probieren Sie sie aus, bevor Sie ein großes Lager damit zählen

Die letzte Spalte bezieht sich auf die jeweilige Art von App, nicht auf eines der genannten Produkte. Die Beispiele wurden im November 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters geprüft.

Acht Punkte, die Sie vor der Entscheidung prüfen sollten

Scannen mit der Smartphone-Kamera. Liest die App Ihre Codes (EAN, UPC, Code 128, QR) schnell und auch bei schlechtem Licht? Testen Sie das mit zehn echten Artikeln.
Import Ihrer Artikelliste. Können Sie Ihre Liste aus Excel oder CSV laden, mit Ihren eigenen Artikelnummern und den Buchmengen, ohne alles neu abzutippen?
Buchmenge und Abweichung. Zeigt die App nach der Zählung die Buchmenge neben der gezählten Menge an und dazu die Abweichung zwischen beiden?
Arbeiten ohne Empfang. In Lagerräumen, Kellern und Kühlräumen gibt es oft kein Netz. Zählt die App trotzdem weiter und synchronisiert später?
Mehrere Personen gleichzeitig. Können zwei oder mehr Smartphones gleichzeitig denselben Bestand zählen, ohne dass Sie Dateien von Hand zusammenführen müssen?
Export. Bekommen Sie das Ergebnis als Excel- oder CSV-Datei heraus, mit den Spalten, die Ihre Buchhaltung oder Ihr System braucht? Ist der Export in der kostenlosen Version eingeschränkt?
Was kostenlos bedeutet. Dauerhaft kostenlos, kostenlos bis zu einer bestimmten Zahl von Artikeln oder eine kostenlose Testphase? Prüfen Sie, was mit Ihren Daten und Ihren Exporten passiert, wenn das kostenlose Angebot endet.
Die Geräte, die Sie schon haben. Android, iPhone oder beides? Eine Webversion für den Computer im Büro? Bluetooth-Scanner, wenn Sie stundenlang zählen?

Wofür Inventory Mobile passt und wofür nicht

Inventory Mobile (auch bekannt als Mobile Inventory) ist eine Zähl-App für Android, iPhone und das Web. Zwischen den Zählungen erfasst sie außerdem einfache Zugänge, Abgänge und Umlagerungen.

Die App passt, wenn

Sie Ihren Bestand mit Smartphones zählen, allein oder im Team, und das Ergebnis in Excel oder CSV haben möchten.
Sie bereits eine Artikelliste in Excel oder in einem anderen System haben und sie importieren möchten, statt sie abzutippen.
Sie auch dort weiterzählen müssen, wo es keinen Empfang gibt, und synchronisieren, sobald die Verbindung wieder da ist.
Sie mit mehreren Personen gleichzeitig am selben Inventar zählen und in Echtzeit sehen möchten, wie die Zählung vorankommt.
Sie für lange Zählungen Bluetooth- oder USB-Scanner oder Android-Handhelds einsetzen.

Die App passt nicht, wenn

Sie ein Kassensystem brauchen. Inventory Mobile nimmt keine Zahlungen an und druckt keine Kassenbons.
Sie Lieferantenbestellungen, Kundenaufträge, Rechnungen oder Buchhaltung brauchen. Die App führt Bestände, wickelt aber weder Einkauf noch Verkauf ab.
Sie alles dauerhaft kostenlos haben möchten. Die kostenlose Version hat keine Team-Synchronisation und nur einen eingeschränkten Export. Team-Synchronisation, unbegrenzter Export und externe Scanner erfordern eine kostenpflichtige Lizenz.
Sie Anlagevermögen mit Abschreibungen oder Wartungsplänen verwalten.

Ein 15-Minuten-Test vor dem Inventurtag

Installieren Sie zwei oder drei Apps, die infrage kommen, auf dem Smartphone, das Sie wirklich benutzen werden.
Importieren Sie zwanzig echte Artikel aus Ihrer eigenen Excel-Datei.
Scannen Sie zehn davon in der ungünstigsten Ecke Ihres Lagers, bei dem Licht und dem Empfang, die Sie dort tatsächlich haben.
Geben Sie einer Kollegin oder einem Kollegen ein zweites Smartphone und zählen Sie dasselbe Regal gemeinsam.
Exportieren Sie das Ergebnis und öffnen Sie es am Computer.

Die App, mit der Sie am reibungslosesten durch diese fünf Schritte kommen, ist die richtige für Sie, ganz gleich, was in irgendeiner Liste steht, diese hier eingeschlossen.

Häufig gestellte Fragen

Welche App ist die beste für die Inventur mit dem Handy?

Das kommt auf die Aufgabe an. Für eine Bestandszählung mit Barcode-Scan und Excel-Export passt eine Zähl-App wie Inventory Mobile, mise oder Orca Scan am besten. Für Aufträge, Einkauf und Versand ein Warenwirtschaftssystem wie Zoho Inventory, Odoo oder inFlow. Für einen Laden, der über die Theke verkauft, die Bestandsverwaltung einer Kassen-App wie Square oder Loyverse.

Gibt es eine kostenlose Inventur-App für kleine Läden?

Ja, mit Einschränkungen. Eine Tabelle kostet nichts. Loyverse bezeichnet seine Kassen-App als kostenlos. Inventory Mobile hat eine kostenlose Version, die Produkte, Barcode-Scannen mit der Kamera, Zählen und Offline-Nutzung abdeckt, mit eingeschränktem Export und ohne Team-Synchronisation. Prüfen Sie vor der Entscheidung, was die jeweilige kostenlose Version begrenzt: die Zahl der Artikel, die Exporte, die Nutzer oder die Zeit.

Welche App scannt Barcodes mit der Handykamera und exportiert nach Excel?

Genau das machen Zähl-Apps. In Inventory Mobile scannen Sie mit der Kamera, geben die Menge ein und exportieren das Inventar nach Excel oder CSV. Sie können vorher Ihre Artikelliste aus Excel importieren, dann zeigt jeder Scan den Produktnamen und die Buchmenge.

Mit welcher App können mehrere Personen gleichzeitig zählen?

Achten Sie auf Team-Synchronisation in Echtzeit, nicht auf eine Funktion zum Zusammenführen von Dateien. In Inventory Mobile zählen mit einer kostenpflichtigen PRO-Lizenz mehrere Personen gleichzeitig am selben Inventar, jede auf dem eigenen Smartphone, online oder offline, und die Zählungen werden synchronisiert, sobald die Verbindung wieder da ist.

Brauche ich für die Inventur einen separaten Barcode-Scanner?

Für den Anfang nicht. Für eine kleine oder mittlere Zählung reicht die Kamera des Smartphones. Bei Tausenden Scans an einem Tag ist ein Bluetooth-Scanner oder ein robustes Android-Handheld schneller und schont den Akku. Prüfen Sie also, ob die App solche Geräte unterstützt. Inventory Mobile unterstützt Bluetooth- und USB-Scanner auf Android.

Kann ich mein bisheriges System behalten und eine App nur für die Inventur nutzen?

Ja, und viele Betriebe machen es so. Exportieren Sie die Artikelliste mit den Mengen aus Ihrem System, importieren Sie sie in die Zähl-App, zählen Sie, exportieren Sie die Abweichungen und tragen Sie die Korrekturen in Ihrem System ein.

Geschrieben vom Team von Inventory Mobile. Andere Apps nennen wir als Beispiele, damit Sie vergleichen können. Wir stehen in keiner Verbindung zu ihnen, und Funktionen und Preise ändern sich. Informieren Sie sich deshalb auf der Website der jeweiligen App.