Ratgeber

So machen Sie die Jahresinventur mit dem Smartphone

Bei der Jahresinventur (Inventur zum Jahresende, körperliche Bestandsaufnahme) vergleichen Sie, was wirklich in Ihren Regalen liegt, mit dem, was in Ihren Unterlagen steht. Zähllisten auf Papier und das Abtippen sind der langsame Teil, und dort schleichen sich auch die Fehler ein. Ein Smartphone, das Barcodes scannt, macht beides überflüssig. Dieser Ratgeber nennt die Schritte der Reihe nach und sagt, welche Art von App welchen Schritt erledigt. Wir entwickeln Inventory Mobile, eine Zähl-App, und die Schritte funktionieren mit jeder App dieser Art.

Aktualisiert am 12. November 2026

Kurz gesagt

Sie brauchen drei Dinge: Ihre Artikelliste als Excel- oder CSV-Datei, ein Smartphone für jede Person, die zählt, und eine Zähl-App, die die Liste importiert, Barcodes scannt und das Ergebnis exportiert.
Teilen Sie das Lager in Zählbereiche ein, weisen Sie jeden Bereich einer Person oder einem Zweierteam zu und schließen Sie einen Bereich ab, bevor der nächste beginnt.
Zählen Sie nur die Positionen nach, bei denen die gezählte Menge von Ihren Unterlagen abweicht, und zwar mit einer zweiten Person.
Exportieren Sie das Ergebnis nach Excel für Ihre Buchhaltung und korrigieren Sie die Mengen in Ihrem System.
Machen Sie eine Woche vorher einen Probelauf, mit den Smartphones und in den Räumen, die Sie wirklich nutzen werden.

Vor dem Inventurtag

Legen Sie Termin und Stichzeitpunkt fest. Wählen Sie einen Zeitpunkt, zu dem sich nichts bewegt: nach Ladenschluss oder während Wareneingang und Versand ruhen. Alles, was während der Zählung ankommt oder das Haus verlässt, kommt in einen eigenen, gekennzeichneten Bereich und wird getrennt erfasst.
Holen Sie die Artikelliste aus Ihrem System. Eine Zeile pro Artikel: Artikelnummer oder Barcode, Bezeichnung und die Menge laut Ihren Unterlagen. Excel oder CSV genügt. Wenn Sie noch keine Liste haben, beginnen Sie mit der kostenlosen Excel-Vorlage für die Inventur.
Importieren Sie die Liste in die Zähl-App. Dann zeigt jeder Scan den Produktnamen, und am Ende kann die App die gezählte Menge der Buchmenge gegenüberstellen. Öffnen Sie die Datei vorher und prüfen Sie, ob lange Barcodes mit allen Ziffern angezeigt werden: Excel macht daraus manchmal eine Schreibweise wie 5,9E+12, und die passt zu keinem Scan.
Teilen Sie die Räume in Zählbereiche ein und geben Sie ihnen Namen. Gang A, Kühlraum, Verkaufsraum, Schaufenster. Beschriften Sie jeden Bereich und weisen Sie ihn einer Person oder einem Zweierteam zu. Für Artikel ohne Barcode drucken Sie vorher Etiketten oder vereinbaren Sie, dass sie beim Zählen über den Namen gesucht werden.
Räumen Sie vorher auf. Legen Sie gleiche Artikel zusammen und kennzeichnen Sie, was nicht mitgezählt werden darf: Ware, die Kunden gehört, bereits verkaufte Artikel, beschädigte Ware, die noch ausgebucht werden soll.
Machen Sie einen Probelauf. Zählen Sie eine Woche vorher ein Regal, mit den echten Smartphones im echten Raum. So erfahren Sie, wie viele Positionen eine Person in einer Stunde zählt, und daraus ergibt sich, wie viele Personen und Stunden die ganze Zählung braucht.

Am Inventurtag

Zählen Sie Bereich für Bereich. Barcode scannen, Menge eingeben, speichern. Schließen Sie einen Bereich vollständig ab und markieren Sie ihn als erledigt (ein Aufkleber am Regal genügt), bevor Sie mit dem nächsten beginnen.
Zählen Sie, was im Regal liegt, nicht, was dort liegen sollte. Wenn die App die Buchmenge anzeigt, bitten Sie Ihr Zählteam, erst zu zählen und dann erst auf die Anzeige zu schauen.
Zählen Sie auch ohne Empfang weiter. In Kellern und Kühlräumen gibt es selten eine Verbindung. Eine App, die offline arbeitet, speichert die Zählungen auf dem Smartphone und synchronisiert später.
Nehmen Sie auf, was nicht auf der Liste steht. Unbekannte Artikel werden an Ort und Stelle mit einer Notiz oder einem Foto hinzugefügt und hinterher geklärt.

Nach der Zählung

Sehen Sie sich die Abweichungen an. Sortieren Sie so, dass die größten Abweichungen zwischen der gezählten Menge und Ihren Unterlagen oben stehen. Zählen Sie diese Positionen mit einer zweiten Person nach, bevor Sie etwas ändern.
Exportieren Sie das Ergebnis und korrigieren Sie die Bestände. Exportieren Sie die endgültige Zählung nach Excel oder CSV, geben Sie sie an Ihre Buchhaltung weiter und korrigieren Sie die Mengen in Ihrem System. Bewahren Sie die Datei mit dem Datum und den Namen aller auf, die gezählt haben.

Welche Art von App welchen Schritt erledigt

Schritt	Tabellenkalkulation	Zähl-App	Warenwirtschaft oder Kassensystem
Die Artikelliste bereithalten	Sie ist die Liste	Importiert sie aus Excel oder CSV	Hat sie bereits
Barcodes mit dem Smartphone scannen	Nein	Ja	Manche können es: Probieren Sie die mobile App aus
Mehrere Personen gleichzeitig	Durch Zusammenführen von Dateien	Ja, mit Team-Synchronisation	Hängt von den Benutzerlizenzen ab
Ohne Empfang arbeiten	Auf einem einzelnen Gerät	Ja, wenn die App offline arbeitet	Viele brauchen eine Verbindung: vorher prüfen
Gezählte Menge und Buchmenge gegenüberstellen	Mit Formeln, die Sie selbst schreiben	Ja	Ja
Export für die Buchhaltung	Ja	Ja, nach Excel oder CSV	Ja

Wenn Sie bereits ein Warenwirtschaftssystem oder eine Kassen-App nutzen, probieren Sie zuerst deren eigene Zählfunktion aus. Ist sie auf dem Smartphone langsam oder braucht sie eine Verbindung, die Sie im Lager nicht haben, dann zählen Sie mit einer Zähl-App und übernehmen Sie das Ergebnis mit einer Excel-Datei in Ihr System. Die Arten von Apps und Beispiele für jede finden Sie im Ratgeber So finden Sie die richtige App für die Inventur.

So funktioniert es mit Inventory Mobile

Liste: Produkte aus Excel oder CSV importieren, die Spalten werden automatisch zugeordnet.
Zählen: Im Bereich Bestandsaufnahme scannen Sie mit der Kamera und geben die Menge ein. Die App behält die Buchmenge aus Ihren Unterlagen und zeigt die Abweichung an: gezählte Menge minus Buchmenge.
Team: Mit der Team-Synchronisation zählen mehrere Personen gleichzeitig am selben Inventar und sehen, was die anderen zählen. Das funktioniert auch offline, synchronisiert wird, sobald die Verbindung wieder da ist.
Scanner: Bluetooth- und USB-Scanner sowie Android-Handhelds, etwa von Zebra und Honeywell, auf Android.
Ergebnis: Export nach Excel oder CSV.
Lizenzen: eine kostenlose Version mit eingeschränktem Export und ohne Team-Synchronisation; ein kostenloser 1-Monats-Test der kostenpflichtigen Funktionen, ohne Kreditkarte; Monats- und Jahreslizenzen; und eine Lizenz für einen einzelnen Monat ohne Verlängerung, für ein kurzes Projekt oder eine einzelne Inventur. Unbegrenzter Export, Team-Synchronisation und externe Scanner gehören zur kostenpflichtigen PRO-Lizenz.

Häufig gestellte Fragen

Welche App nehme ich für die Jahresinventur in meinem Betrieb?

Eine Zähl-App, es sei denn, das System, das Sie bereits nutzen, hat eine Zählfunktion, die auf dem Smartphone gut funktioniert. Eine Zähl-App importiert Ihre Liste, scannt Barcodes mit der Kamera, lässt mehrere Personen gleichzeitig zählen und exportiert das Ergebnis nach Excel. Beispiele sind Inventory Mobile, mise und Orca Scan.

Kann ich die Jahresinventur nur mit dem Handy machen?

Ja. Die Kamera liest Barcodes und QR-Codes, für eine kleine oder mittlere Zählung brauchen Sie also kein weiteres Gerät. Bei langen Schichten spart ein Bluetooth-Scanner oder ein Android-Handheld Zeit und Akku.

Wie lange dauert eine Jahresinventur?

Das hängt von der Zahl der Positionen ab und davon, wie aufgeräumt das Lager ist. Messen Sie also, statt zu schätzen: Stoppen Sie beim Probelauf, wie lange eine Person für ein Regal braucht, multiplizieren Sie mit der Zahl der Regale und teilen Sie durch die Zahl der Personen.

Muss ich den Betrieb während der Inventur schließen?

Nicht immer, aber in dem Bereich, der gerade gezählt wird, darf keine Ware bewegt werden. Viele Läden zählen nach Ladenschluss. Lager lassen Wareneingang und Versand ruhen oder zählen Bereich für Bereich und erfassen Bewegungen getrennt.

Was mache ich mit Artikeln ohne Barcode?

Drucken Sie vor der Zählung Etiketten, suchen Sie die Artikel in der App über Namen oder Artikelnummer oder zählen Sie sie auf einer kurzen Papierliste und tragen Sie sie am Ende ein.

Was sollte in der fertigen Inventurdatei stehen?

Mindestens Artikelnummer, Bezeichnung, gezählte Menge, Datum und wer gezählt hat. Ihre Buchhaltung oder Ihre Wirtschaftsprüfung kann mehr verlangen, etwa Wert oder Lagerort. Fragen Sie deshalb vor der Zählung nach, nicht danach.

Kann ich eine Inventur-App auch nur für einen Monat bezahlen?

Manche Apps verkaufen Lizenzen mit kurzer Laufzeit. Inventory Mobile hat einen kostenlosen 1-Monats-Test der kostenpflichtigen Funktionen und verkauft eine Lizenz für einen Monat ohne Verlängerung, gedacht für ein kurzes Projekt oder eine einzelne Inventur.

Geschrieben vom Team von Inventory Mobile. Andere Apps nennen wir als Beispiele, damit Sie vergleichen können. Wir stehen in keiner Verbindung zu ihnen, und Funktionen und Preise ändern sich. Informieren Sie sich deshalb auf der Website der jeweiligen App.