Как выбрать приложение для инвентаризации с телефона
Одного лучшего приложения для учета товаров на все случаи не бывает. Есть пять типов таких приложений под пять разных задач, и разочарование чаще всего начинается с того, что выбрано хорошее приложение не того типа. В этом руководстве мы объясняем, чем эти пять типов отличаются, называем известные примеры каждого и даем короткий список проверок, по которому стоит испытать любое приложение до дня инвентаризации. Мы делаем Inventory Mobile, приложение для подсчета, поэтому прямо говорим и о том, где наше приложение подходит, а где нет.
Короткий ответ
- Если вам нужно только посчитать то, что лежит на полках, и получить результат в Excel, выбирайте приложение для подсчета. Примеры: Inventory Mobile, mise, Orca Scan.
- Если вам нужны заказы поставщикам, заказы покупателей и отгрузки, выбирайте систему управления запасами, например Zoho Inventory, Odoo или inFlow.
- Если вы продаете через кассу, ведите учет остатков в своем кассовом приложении, например в Square или Loyverse: тогда остатки будут меняться вместе с продажами.
- Если вы ведете учет оборудования, инструмента или расходных материалов, а не товаров на продажу, присмотритесь к простым приложениям для учета инвентаря, например Sortly или BoxHero, или к системе учета имущества, например Asset Panda.
- Если у вас короткий список и считает один человек, может хватить электронной таблицы.
Сначала определите, какую задачу должно решать приложение
Учет товаров включает две разные задачи, и большинство приложений хорошо справляется только с одной из них.
- Подсчет (инвентаризация, ревизия, переучет): вы идете к полкам, считаете то, что там есть на самом деле, и сравниваете с тем, что числится в учете. Его проводят раз в год, раз в месяц или по графику, участок за участком.
- Управление запасами (складской учет): вы записываете каждый приход, каждую продажу и каждое перемещение сразу, как только они происходят, поэтому между инвентаризациями данные остаются верными.
Магазину, который продает через кассу, нужно, чтобы вторую задачу решала кассовая программа. Но первую задачу тому же магазину все равно придется решать в конце года. Поэтому у многих компаний в итоге два инструмента: система, в которой идут продажи или заказы, и приложение на телефоне, которое ускоряет подсчет.
Пять типов приложений
| Тип | Для чего создан | Известные примеры | Что проверить, прежде чем на него положиться |
|---|---|---|---|
| Электронная таблица | Короткий список, один человек, без сканирования | Microsoft Excel, Google Таблицы | Ошибки при вводе, отсутствие встроенного сканирования штрихкодов и ручное сведение файлов от нескольких человек |
| Приложение для подсчета | Инвентаризация с телефоном: отсканировать, ввести количество, сравнить с учетным, экспортировать | Inventory Mobile, mise, Orca Scan | Оно не ведет продажи и закупки и не выставляет счета |
| Простое приложение для учета инвентаря или имущества | Списки предметов с фото, папками и QR-этикетками: инструмент, оборудование, расходные материалы | Sortly, BoxHero, Asset Panda | Можно ли в нем пересчитать большой каталог и сравнить результат с количествами из вашего учета |
| Система управления запасами | Заказы поставщикам, заказы покупателей, несколько складов, отгрузки, связь с интернет-магазинами и бухгалтерией | Zoho Inventory, Odoo, inFlow | Время на настройку и обучение: его уходит больше, чем нужно для инвентаризации раз в год |
| Кассовое приложение с учетом остатков | Магазины, кафе и рестораны, где продают через кассу | Square, Loyverse | Инвентаризация здесь лишь дополнительная функция, поэтому испытайте ее до большого пересчета склада |
Последний столбец относится к типу приложений в целом, а не к названным продуктам. Примеры проверены на сайтах самих разработчиков в ноябре 2026 года.
Восемь вещей, которые стоит проверить до выбора
- Сканирование камерой телефона. Быстро ли приложение читает ваши коды (EAN, UPC, Code 128, QR), в том числе при плохом свете? Проверьте на десяти настоящих товарах.
- Импорт списка товаров. Можно ли загрузить свой список из Excel или CSV, со своими кодами и учетными количествами, не набирая его заново?
- Учетное количество и расхождение. Показывает ли приложение после подсчета учетное количество рядом с подсчитанным и расхождение между ними?
- Работа без связи. На складах, в подвалах и холодильных камерах связи часто нет. Можно ли в приложении считать дальше и синхронизироваться позже?
- Несколько человек одновременно. Можно ли вести одну и ту же инвентаризацию одновременно с двух и более телефонов, не сводя потом файлы вручную?
- Экспорт. Можно ли выгрузить результат в Excel или CSV с теми столбцами, которые нужны вашему бухгалтеру или вашей системе? Ограничен ли экспорт в бесплатной версии?
- Что значит «бесплатно». Бесплатно навсегда, бесплатно до определенного числа товаров или бесплатный пробный период? Узнайте, что станет с вашими данными и экспортом, когда бесплатный период закончится.
- Устройства, которые у вас уже есть. Android, iPhone или и то и другое? Веб-версия для компьютера в офисе? Bluetooth-сканеры, если считать приходится часами?
Когда Inventory Mobile подходит, а когда нет
Inventory Mobile (также известное как Mobile Inventory) относится к приложениям для подсчета и работает на Android, iPhone и в браузере. Между инвентаризациями в нем можно вести и простые записи прихода, расхода и перемещения.
Подходит, если
- Вы считаете товар с помощью телефонов, в одиночку или командой, и хотите получить результат в Excel или CSV.
- У вас уже есть список товаров в Excel или в другой системе, и вы хотите импортировать его, а не набирать вручную.
- Вам нужно продолжать подсчет там, где нет связи, и синхронизироваться, когда она появится.
- Несколько человек одновременно ведут одну инвентаризацию, и вы хотите в реальном времени видеть, как продвигается подсчет.
- Для долгих подсчетов вы используете Bluetooth- или USB-сканеры либо терминалы сбора данных на Android.
Не подходит, если
- Вам нужна кассовая программа. Inventory Mobile не принимает оплату и не печатает чеки.
- Вам нужны заказы поставщикам, заказы покупателей, счета или бухгалтерия. Приложение хранит остатки, но не ведет закупки и продажи.
- Вы хотите, чтобы все было бесплатно навсегда. В бесплатной версии нет синхронизации команды, а экспорт ограничен. Для синхронизации команды, неограниченного экспорта и внешних сканеров нужна платная лицензия.
- Вы ведете учет основных средств с амортизацией или графиками обслуживания.
15-минутный тест перед инвентаризацией
- Установите два-три приложения, между которыми выбираете, на тот телефон, которым действительно будете пользоваться.
- Импортируйте двадцать настоящих товаров из своего файла Excel.
- Отсканируйте десять из них в самом неудобном углу склада, при том свете и той связи, которые там есть на самом деле.
- Дайте второй телефон коллеге и посчитайте одну и ту же полку вместе.
- Экспортируйте результат и откройте его на компьютере.
Приложение, с которым эти пять шагов пройдут легче всего, вам и подходит, что бы ни писали в подборках, включая эту.
Частые вопросы
Какое приложение лучше для учета товаров на телефоне?
Зависит от задачи. Для инвентаризации со сканированием штрихкодов и экспортом в Excel лучше всего подойдет приложение для подсчета, например Inventory Mobile, mise или Orca Scan. Для заказов, закупок и отгрузок нужна система управления запасами, например Zoho Inventory, Odoo или inFlow. Магазину, который продает через кассу, подойдет учет остатков в кассовом приложении, например в Square или Loyverse.
Есть ли бесплатное приложение для учета товаров в небольшом магазине?
Да, но с ограничениями. Электронные таблицы бесплатны. Loyverse называет свое кассовое приложение бесплатным. У Inventory Mobile есть бесплатная версия: в нее входят список товаров, сканирование штрихкодов камерой, подсчет и работа офлайн, при этом экспорт ограничен, а синхронизации команды нет. Прежде чем выбирать, проверьте, что именно ограничено в каждой бесплатной версии: число товаров, экспорт, число пользователей или срок.
Какое приложение сканирует штрихкоды камерой телефона и выгружает данные в Excel?
Именно это и делают приложения для подсчета. В Inventory Mobile вы сканируете код камерой, вводите количество и экспортируете результат в Excel или CSV. Список товаров можно заранее импортировать из Excel, и тогда при каждом сканировании будут видны название товара и учетное количество.
В каком приложении могут считать несколько человек одновременно?
Ищите синхронизацию команды в реальном времени, а не способ сводить файлы. В Inventory Mobile с платной лицензией PRO несколько человек одновременно ведут одну инвентаризацию, каждый на своем телефоне, онлайн или офлайн, а подсчеты синхронизируются, когда связь восстанавливается.
Нужен ли отдельный сканер штрихкодов?
Для начала нет. Для небольшой или средней инвентаризации хватит камеры телефона. Если за день предстоят тысячи сканирований, Bluetooth-сканер или защищенный терминал сбора данных на Android работает быстрее и бережет батарею, поэтому проверьте, поддерживает ли их приложение. Inventory Mobile поддерживает Bluetooth- и USB-сканеры на Android.
Можно ли оставить свою систему, а приложение использовать только для инвентаризации?
Да, так поступают многие компании. Выгрузите из своей системы список товаров с количествами, импортируйте его в приложение для подсчета, посчитайте товар, экспортируйте расхождения и внесите корректировки в свою систему.
Текст написала команда Inventory Mobile. Другие приложения названы для примера, чтобы вам было с чем сравнивать. Мы с ними никак не связаны, а функции и цены меняются, поэтому сверяйтесь с сайтом каждого приложения.