Jak wybrać aplikację do inwentaryzacji na telefon
Nie ma jednej aplikacji do inwentaryzacji, która byłaby najlepsza dla każdego. Jest pięć rodzajów, stworzonych do pięciu różnych zadań, a rozczarowanie bierze się najczęściej stąd, że ktoś wybrał dobrą aplikację niewłaściwego rodzaju. W tym poradniku opisujemy te pięć rodzajów, podajemy znane przykłady każdego z nich i krótką listę kontrolną, dzięki której sprawdzisz dowolną aplikację przed dniem inwentaryzacji. Tworzymy Inventory Mobile, aplikację do liczenia zapasów, dlatego mówimy też wprost, do czego nasza aplikacja się nadaje, a do czego nie.
Krótka odpowiedź
- Jeśli chcesz tylko policzyć to, co leży na półkach, i mieć wynik w Excelu, wybierz aplikację do liczenia zapasów. Przykłady: Inventory Mobile, mise, Orca Scan.
- Jeśli potrzebujesz obsługi zamówień do dostawców, zamówień od klientów i wysyłek, wybierz system magazynowy, taki jak Zoho Inventory, Odoo lub inFlow.
- Jeśli sprzedajesz przy kasie, korzystaj z modułu magazynowego swojej aplikacji kasowej (POS), takiej jak Square lub Loyverse, żeby stany magazynowe zmieniały się wraz ze sprzedażą.
- Jeśli ewidencjonujesz sprzęt, narzędzia lub materiały, a nie towar na sprzedaż, przyjrzyj się prostej aplikacji do ewidencji, takiej jak Sortly lub BoxHero, albo programowi do zarządzania majątkiem firmy, takiemu jak Asset Panda.
- Jeśli masz krótką listę i liczy jedna osoba, może wystarczyć arkusz kalkulacyjny.
Najpierw ustal, jakie zadanie ma wykonać aplikacja
Pod hasłem „aplikacja do inwentaryzacji” kryją się dwa różne zadania, a większość aplikacji dobrze radzi sobie z jednym z nich.
- Liczenie (spis z natury, remanent, inwentaryzacja cykliczna): idziesz między półki, liczysz to, co naprawdę na nich leży, i porównujesz z tym, co wynika z Twojej ewidencji. Robi się to raz w roku, raz w miesiącu albo rotacyjnie.
- Zarządzanie zapasami (bieżąca ewidencja magazynowa): zapisujesz każde przyjęcie, każdą sprzedaż i każde przesunięcie od razu, gdy do nich dochodzi, żeby ewidencja zgadzała się także między spisami.
W sklepie, który sprzedaje przy kasie, to drugie zadanie powinien wykonywać system kasowy. Ten sam sklep na koniec roku i tak musi wykonać pierwsze. Dlatego wiele firm korzysta ostatecznie z dwóch narzędzi: systemu, który obsługuje sprzedaż lub zamówienia, oraz aplikacji na telefon, dzięki której spis idzie szybko.
Pięć rodzajów aplikacji
| Rodzaj | Do czego służy | Znane przykłady | Sprawdź, zanim zaufasz |
|---|---|---|---|
| Arkusz kalkulacyjny | Krótka lista, jedna osoba, bez skanowania | Microsoft Excel, Arkusze Google | Błędy przy wpisywaniu, brak skanowania kodów kreskowych w samym arkuszu i ręczne łączenie plików od kilku osób |
| Aplikacja do liczenia zapasów | Spis z natury telefonem: skanujesz, wpisujesz ilość, porównujesz ze stanem ewidencyjnym, eksportujesz | Inventory Mobile, mise, Orca Scan | Nie obsługuje sprzedaży, zakupów ani fakturowania |
| Prosta aplikacja do ewidencji zapasów lub wyposażenia | Listy pozycji ze zdjęciami, folderami i etykietami QR: narzędzia, sprzęt, materiały | Sortly, BoxHero, Asset Panda | Czy da się w niej policzyć duży asortyment i porównać wynik z ilościami z Twojej ewidencji |
| System magazynowy | Zamówienia do dostawców, zamówienia od klientów, kilka magazynów, wysyłki, integracje ze sklepami internetowymi i księgowością | Zoho Inventory, Odoo, inFlow | Czas potrzebny na wdrożenie i szkolenie, dłuższy, niż wymaga coroczny spis |
| Aplikacja kasowa (POS) z modułem magazynowym | Sklepy, kawiarnie i restauracje, które sprzedają przy kasie | Square, Loyverse | Funkcja spisu jest tu dodatkiem, więc wypróbuj ją przed dużym spisem w magazynie |
Ostatnia kolumna dotyczy rodzaju aplikacji, a nie konkretnego wymienionego produktu. Przykłady sprawdziliśmy na stronach ich producentów w listopadzie 2026 r.
Osiem rzeczy do sprawdzenia przed wyborem
- Skanowanie aparatem telefonu. Czy aplikacja odczytuje Twoje kody (EAN, UPC, Code 128, QR) szybko, także przy słabym świetle? Sprawdź to na dziesięciu prawdziwych produktach.
- Import listy produktów. Czy możesz wczytać swoją listę z pliku Excel lub CSV, z własnymi kodami i stanami ewidencyjnymi, bez przepisywania jej od nowa?
- Stan ewidencyjny i różnica. Czy po liczeniu aplikacja pokazuje stan ewidencyjny obok ilości policzonej oraz różnicę między nimi?
- Praca bez zasięgu. Na zapleczach, w piwnicach i chłodniach często nie ma połączenia. Czy aplikacja pozwala liczyć dalej i synchronizuje dane później?
- Kilka osób naraz. Czy na dwóch lub więcej telefonach można jednocześnie prowadzić ten sam spis, bez ręcznego łączenia plików?
- Eksport. Czy wynik można pobrać jako plik Excel lub CSV, z kolumnami, których potrzebuje Twoja księgowość albo Twój system? Czy w wersji bezpłatnej eksport jest ograniczony?
- Co znaczy „za darmo”. Za darmo na zawsze, za darmo do określonej liczby pozycji czy bezpłatny okres próbny? Sprawdź, co stanie się z Twoimi danymi i eksportami, gdy darmowy okres się skończy.
- Urządzenia, które już masz. Android, iPhone czy jedno i drugie? Wersja przeglądarkowa na komputer w biurze? Skanery Bluetooth, jeśli liczysz godzinami?
Kiedy Inventory Mobile się sprawdzi, a kiedy nie
Inventory Mobile (znana też jako Mobile Inventory) to aplikacja do liczenia zapasów dostępna na Androida, iPhone'a i w przeglądarce. Pozwala też prowadzić między spisami prostą ewidencję przyjęć, wydań i przesunięć.
Sprawdzi się, gdy
- Liczysz zapasy telefonami, samodzielnie lub z zespołem, i chcesz mieć wynik w pliku Excel lub CSV.
- Masz już listę produktów w Excelu albo w innym systemie i chcesz ją zaimportować, a nie wpisywać ręcznie.
- Musisz liczyć także tam, gdzie nie ma zasięgu, a dane synchronizować, gdy połączenie wróci.
- Kilka osób prowadzi jednocześnie ten sam spis, a Ty chcesz w czasie rzeczywistym widzieć, jak przybywa policzonych pozycji.
- Przy długich spisach korzystasz ze skanerów Bluetooth lub USB albo z terminali z systemem Android.
Nie sprawdzi się, gdy
- Potrzebujesz systemu kasowego do sprzedaży. Inventory Mobile nie przyjmuje płatności i nie drukuje paragonów.
- Potrzebujesz obsługi zamówień do dostawców, zamówień od klientów, faktur lub księgowości. Aplikacja przechowuje stany magazynowe, ale nie obsługuje zakupów ani sprzedaży.
- Chcesz mieć wszystko za darmo na zawsze. Wersja bezpłatna nie ma synchronizacji zespołowej, a eksport jest w niej ograniczony. Synchronizacja zespołowa, nieograniczony eksport i zewnętrzne skanery wymagają płatnej licencji.
- Zarządzasz środkami trwałymi z amortyzacją lub harmonogramami konserwacji.
15-minutowy test przed dniem inwentaryzacji
- Zainstaluj dwie lub trzy aplikacje, które bierzesz pod uwagę, na telefonie, którego naprawdę będziesz używać.
- Zaimportuj dwadzieścia prawdziwych produktów z własnego pliku Excel.
- Zeskanuj dziesięć z nich w najgorszym kącie magazynu, przy takim świetle i zasięgu, jakie naprawdę tam masz.
- Daj drugi telefon komuś z zespołu i policzcie razem tę samą półkę.
- Wyeksportuj wynik i otwórz go na komputerze.
Aplikacja, w której te pięć kroków pójdzie Ci najsprawniej, jest tą właściwą dla Ciebie, bez względu na to, co mówi jakiekolwiek zestawienie, także nasze.
Często zadawane pytania
Jaka aplikacja do inwentaryzacji na telefon jest najlepsza?
To zależy od zadania. Do spisu z natury ze skanowaniem kodów kreskowych i eksportem do Excela najlepiej pasuje aplikacja do liczenia zapasów, taka jak Inventory Mobile, mise lub Orca Scan. Do zamówień, zakupów i wysyłek: system magazynowy, taki jak Zoho Inventory, Odoo lub inFlow. Do sklepu, który sprzedaje przy kasie: moduł magazynowy aplikacji kasowej (POS), takiej jak Square lub Loyverse.
Czy jest darmowa aplikacja do inwentaryzacji dla małego sklepu?
Tak, z ograniczeniami. Arkusze kalkulacyjne są bezpłatne. Loyverse opisuje swoją aplikację kasową jako bezpłatną. Inventory Mobile ma wersję bezpłatną, która obejmuje produkty, skanowanie kodów kreskowych aparatem, liczenie i pracę offline, z ograniczonym eksportem i bez synchronizacji zespołowej. Zanim wybierzesz, sprawdź, co ogranicza każda wersja bezpłatna: liczbę pozycji, eksporty, liczbę użytkowników czy czas.
Jaka aplikacja skanuje kody kreskowe aparatem telefonu i eksportuje wynik do Excela?
Właśnie to robią aplikacje do liczenia zapasów. W Inventory Mobile skanujesz aparatem, wpisujesz ilość i eksportujesz inwentaryzację do pliku Excel lub CSV. Wcześniej możesz zaimportować listę produktów z Excela, dzięki czemu po każdym skanie zobaczysz nazwę produktu i stan ewidencyjny.
W jakiej aplikacji kilka osób może liczyć jednocześnie?
Szukaj synchronizacji zespołowej w czasie rzeczywistym, a nie sposobu na łączenie plików. W Inventory Mobile, z płatną licencją PRO, kilka osób prowadzi ten sam spis jednocześnie, każda na własnym telefonie, online lub offline, a policzone ilości synchronizują się, gdy połączenie wróci.
Czy potrzebuję osobnego skanera kodów kreskowych?
Na początek nie. Do małego lub średniego spisu wystarczy aparat telefonu. Przy tysiącach skanów dziennie skaner Bluetooth albo wzmocniony terminal z systemem Android działa szybciej i mniej zużywa baterię, więc sprawdź, czy aplikacja go obsługuje. Inventory Mobile obsługuje skanery Bluetooth i USB na Androidzie.
Czy mogę zostać przy obecnym systemie, a aplikacji używać tylko do spisu?
Tak, wiele firm tak robi. Wyeksportuj ze swojego systemu listę produktów ze stanami, zaimportuj ją do aplikacji do liczenia, policz towar, wyeksportuj różnice i wprowadź korekty w swoim systemie.
Poradnik przygotował zespół Inventory Mobile. Inne aplikacje wymieniamy jako przykłady, żeby łatwiej było Ci je porównać. Nie mamy z nimi żadnych powiązań, a funkcje i ceny się zmieniają, dlatego sprawdź stronę każdej z tych aplikacji.