Jak przeprowadzić inwentaryzację roczną telefonem
Inwentaryzacja roczna (remanent, spis z natury na koniec roku) to porównanie tego, co naprawdę leży na półkach, z tym, co wynika z ewidencji. Papierowe arkusze i przepisywanie z nich danych to najwolniejsza część pracy i ta, w której powstają błędy. Telefon skanujący kody kreskowe pozwala pozbyć się jednego i drugiego. W tym poradniku podajemy kroki po kolei i wyjaśniamy, jaki rodzaj aplikacji wykonuje każdy z nich. Tworzymy Inventory Mobile, aplikację do liczenia zapasów, a opisane kroki sprawdzą się w każdej aplikacji tego rodzaju.
Krótka odpowiedź
- Potrzebujesz trzech rzeczy: listy produktów w pliku Excel lub CSV, jednego telefonu na każdą osobę liczącą oraz aplikacji do liczenia zapasów, która importuje listę, skanuje kody kreskowe i eksportuje wynik.
- Podziel magazyn na strefy, przydziel każdą strefę jednej osobie lub jednej parze i skończ jedną strefę, zanim zaczniesz następną.
- Ponownie przelicz, z drugą osobą, tylko te pozycje, w których ilość policzona różni się od stanu ewidencyjnego.
- Wyeksportuj wynik do Excela dla osoby, która prowadzi Twoje księgi, i popraw stany w swoim systemie.
- Tydzień wcześniej zrób próbę na tych telefonach i w tych pomieszczeniach, z których naprawdę będziesz korzystać.
Przed dniem inwentaryzacji
- Ustal datę i godzinę graniczną. Wybierz porę, w której towar stoi w miejscu: po zamknięciu albo przy wstrzymanych przyjęciach i wysyłkach. Wszystko, co w trakcie spisu przyjeżdża lub wyjeżdża, trafia w osobne, oznaczone miejsce i jest zapisywane oddzielnie.
- Pobierz listę produktów ze swojego systemu. Jeden wiersz na produkt: kod lub kod kreskowy, nazwa i stan ewidencyjny, czyli ilość, która wynika z Twojej ewidencji. Wystarczy plik Excel lub CSV. Jeśli nie masz jeszcze listy, zacznij od bezpłatnego szablonu inwentaryzacji w Excelu.
- Zaimportuj listę do aplikacji do liczenia. Dzięki temu po każdym skanie widać nazwę produktu, a na koniec aplikacja może zestawić ilość policzoną ze stanem ewidencyjnym. Najpierw otwórz plik i sprawdź, czy w długich kodach kreskowych widać wszystkie cyfry: Excel czasem zamienia je na zapis w rodzaju 5,9E+12, który nie będzie pasował do zeskanowanego kodu.
- Podziel przestrzeń na strefy i nadaj im nazwy. Alejka A, chłodnia, sala sprzedaży, witryna. Oznacz każdą strefę i przydziel ją jednej osobie lub jednej parze. Dla towarów bez kodu kreskowego wydrukuj etykiety zawczasu albo ustal, że liczący będą je wyszukiwać po nazwie.
- Najpierw zrób porządek. Ułóż identyczne towary razem i oznacz to, czego nie należy liczyć: towar należący do klientów, pozycje już sprzedane, uszkodzony towar, który czeka na zdjęcie ze stanu.
- Zrób próbę. Tydzień wcześniej policz jedną półkę: tymi samymi telefonami i w tym samym pomieszczeniu, co w dniu inwentaryzacji. Dowiesz się, ile pozycji jedna osoba liczy w godzinę, a z tego wyliczysz, ilu osób i ilu godzin wymaga cały spis.
W dniu inwentaryzacji
- Licz strefa po strefie. Zeskanuj kod kreskowy, wpisz ilość, zapisz. Skończ strefę w całości i oznacz ją jako policzoną (wystarczy naklejka na półce), zanim zaczniesz następną.
- Licz to, co widzisz, a nie to, co powinno być. Jeśli aplikacja pokazuje stan ewidencyjny, poproś liczących, żeby najpierw policzyli, a dopiero potem na niego spojrzeli.
- Licz dalej bez zasięgu. W piwnicach i chłodniach rzadko jest zasięg. Aplikacja, która działa offline, zapisuje policzone ilości w telefonie i synchronizuje je później.
- Dodaj to, czego nie ma na liście. Nieznane towary dodaje się od razu, z notatką lub zdjęciem, a wyjaśnia później.
Po inwentaryzacji
- Przejrzyj różnice. Posortuj pozycje od największej różnicy między ilością policzoną a stanem ewidencyjnym. Zanim cokolwiek zmienisz, przelicz te pozycje jeszcze raz z drugą osobą.
- Wyeksportuj i skoryguj. Wyeksportuj ostateczny wynik spisu do pliku Excel lub CSV, przekaż go osobie, która prowadzi Twoje księgi, i popraw stany w swoim systemie. Zachowaj plik razem z datą i nazwiskami osób liczących.
Jaki rodzaj aplikacji wykona każdy krok
| Krok | Arkusz kalkulacyjny | Aplikacja do liczenia | System magazynowy lub kasowy (POS) |
|---|---|---|---|
| Przechowywanie listy produktów | Sam jest listą | Importuje ją z pliku Excel lub CSV | Już ją ma |
| Skanowanie kodów kreskowych telefonem | Nie | Tak | Niektóre tak: wypróbuj aplikację mobilną |
| Kilka osób naraz | Przez łączenie plików | Tak, z synchronizacją zespołową | Zależy od licencji użytkowników |
| Praca bez zasięgu | Na jednym urządzeniu | Tak, jeśli aplikacja działa offline | Wiele wymaga połączenia: sprawdź |
| Porównanie ilości policzonej ze stanem ewidencyjnym | Formułami, które piszesz samodzielnie | Tak | Tak |
| Eksport dla księgowości | Tak | Tak, do pliku Excel lub CSV | Tak |
Jeśli korzystasz już z systemu magazynowego lub aplikacji kasowej (POS), najpierw wypróbuj ich własną funkcję spisu. Jeśli na telefonie działa ona wolno albo wymaga połączenia, którego w magazynie nie masz, policz towar w aplikacji do liczenia, a wynik przenieś do swojego systemu przez Excela. O rodzajach aplikacji i przykładach każdego z nich przeczytasz w poradniku jak wybrać aplikację do inwentaryzacji.
Jak robi to Inventory Mobile
- Lista: import produktów z pliku Excel lub CSV, z automatycznym mapowaniem kolumn.
- Liczenie: w funkcji Inwentaryzacja skanujesz aparatem i wpisujesz ilość. Aplikacja przechowuje stan ewidencyjny i pokazuje różnicę: ilość policzona minus stan ewidencyjny.
- Zespół: dzięki synchronizacji zespołowej kilka osób prowadzi jednocześnie ten sam spis i widzi nawzajem swoje wyniki. Aplikacja działa offline i synchronizuje dane, gdy połączenie wróci.
- Skanery: skanery Bluetooth i USB oraz terminale z systemem Android, na przykład Zebra i Honeywell. Zewnętrzne skanery działają w aplikacji na Androida.
- Wynik: eksport do pliku Excel lub CSV.
- Licencje: wersja bezpłatna z ograniczonym eksportem i bez synchronizacji zespołowej; bezpłatny miesięczny okres próbny płatnych funkcji, bez podawania karty; licencje miesięczne i roczne; licencja na jeden miesiąc bez odnawiania, na krótki projekt lub pojedynczy spis. Nieograniczony eksport, synchronizacja zespołowa i zewnętrzne skanery wchodzą w skład płatnej licencji PRO.
Często zadawane pytania
Jakiej aplikacji użyć do inwentaryzacji rocznej w mojej firmie?
Aplikacji do liczenia zapasów, chyba że system, z którego już korzystasz, ma funkcję spisu, która dobrze działa na telefonie. Aplikacja do liczenia importuje Twoją listę, skanuje kody kreskowe aparatem, pozwala liczyć kilku osobom naraz i eksportuje wynik do Excela. Przykłady to Inventory Mobile, mise i Orca Scan.
Czy remanent na koniec roku da się zrobić samym telefonem?
Tak. Aparat odczytuje kody kreskowe i kody QR, więc mały lub średni spis nie wymaga żadnego innego urządzenia. Przy długich zmianach skaner Bluetooth albo terminal z systemem Android oszczędza czas i baterię.
Ile trwa inwentaryzacja roczna?
To zależy od liczby pozycji i od porządku w magazynie, dlatego zmierz, zamiast zgadywać: podczas próby sprawdź z zegarkiem w ręku, ile czasu jedna osoba liczy jedną półkę, pomnóż ten czas przez liczbę półek i podziel przez liczbę osób.
Czy na czas inwentaryzacji trzeba zamknąć firmę?
Nie zawsze, ale w liczonej strefie towar nie może się ruszać. Wiele sklepów liczy po zamknięciu. Magazyny wstrzymują przyjęcia i wysyłki albo liczą strefa po strefie, a ruchy towaru zapisują oddzielnie.
Co zrobić z towarami bez kodu kreskowego?
Wydrukuj etykiety przed spisem, wyszukuj takie towary w aplikacji po nazwie lub kodzie albo policz je na krótkiej papierowej liście i wpisz na koniec.
Co powinien zawierać plik końcowy?
Co najmniej kod produktu, nazwę, ilość policzoną, datę i osobę liczącą. Twoja księgowość albo audytor mogą potrzebować czegoś więcej, na przykład wartości lub lokalizacji, dlatego zapytaj przed spisem, a nie po nim.
Czy za aplikację do liczenia zapasów można zapłacić tylko za jeden miesiąc?
Niektóre aplikacje sprzedają licencje krótkoterminowe. Inventory Mobile ma bezpłatny miesięczny okres próbny płatnych funkcji i sprzedaje licencję na jeden miesiąc bez odnawiania, przeznaczoną na krótki projekt lub pojedynczy spis.
Poradnik przygotował zespół Inventory Mobile. Inne aplikacje wymieniamy jako przykłady, żeby łatwiej było Ci je porównać. Nie mamy z nimi żadnych powiązań, a funkcje i ceny się zmieniają, dlatego sprawdź stronę każdej z tych aplikacji.