Как провести годовую инвентаризацию с помощью телефона
При годовой инвентаризации (ежегодный переучет, ревизия в конце года) то, что на самом деле лежит на полках, сравнивают с тем, что числится в учете. Бумажные ведомости и перенос цифр в компьютер отнимают больше всего времени, и именно здесь появляются ошибки. Телефон, который сканирует штрихкоды, избавляет и от того и от другого. В этом руководстве шаги идут по порядку, и для каждого сказано, какой тип приложений его выполняет. Мы делаем Inventory Mobile, приложение для подсчета, а описанные шаги подойдут для любого приложения этого типа.
Короткий ответ
- Вам понадобятся три вещи: список товаров в Excel или CSV, по одному телефону на каждого, кто считает, и приложение для подсчета, которое импортирует список, сканирует штрихкоды и экспортирует результат.
- Разделите склад на зоны, закрепите каждую зону за одним человеком или одной парой и заканчивайте зону, прежде чем переходить к следующей.
- Пересчитывайте только те позиции, где подсчитанное количество расходится с учетным, и делайте это вместе со вторым человеком.
- Выгрузите результат в Excel для того, кто ведет вашу бухгалтерию, и исправьте количества в своей системе.
- За неделю до инвентаризации проведите пробный подсчет на тех телефонах и в тех помещениях, где будете работать на самом деле.
До дня инвентаризации
- Выберите дату и момент, на который фиксируются остатки. Найдите время, когда товар не движется: после закрытия или при остановленных приемке и отгрузке. Все, что поступает или уходит во время подсчета, складывайте в отдельное подписанное место и записывайте отдельно.
- Выгрузите список товаров из своей системы. Одна строка на товар: код или штрихкод, название и количество по данным учета. Достаточно файла Excel или CSV. Если списка пока нет, начните с бесплатного шаблона Excel для инвентаризации.
- Импортируйте список в приложение для подсчета. Тогда при каждом сканировании будет видно название товара, а в конце приложение сможет сопоставить подсчитанное количество с учетным. Перед импортом откройте файл и убедитесь, что длинные штрихкоды показаны со всеми цифрами: Excel иногда превращает их в запись вида 5,9E+12, а она не совпадет с отсканированным кодом.
- Разделите помещение на зоны и дайте им названия. Ряд А, холодильная камера, торговый зал, витрина. Подпишите каждую зону и закрепите ее за одним человеком или одной парой. Для товаров без штрихкода заранее напечатайте этикетки или договоритесь, что такие товары ищут в приложении по названию.
- Сначала наведите порядок. Сложите одинаковые товары вместе и отметьте то, что считать не нужно: товар, который принадлежит клиентам, уже проданные позиции, испорченный товар, который ждет списания.
- Проведите пробный подсчет. За неделю до инвентаризации посчитайте одну полку на тех же телефонах и в том же помещении. Вы узнаете, сколько позиций один человек успевает посчитать за час, а значит, сколько людей и часов понадобится на всю инвентаризацию.
В день инвентаризации
- Считайте зону за зоной. Отсканируйте штрихкод, введите количество, сохраните. Закончите зону полностью и отметьте ее как готовую (подойдет наклейка на полке), прежде чем переходить к следующей.
- Считайте то, что есть на полке, а не то, что должно там быть. Если приложение показывает учетное количество, попросите сотрудников сначала посчитать и только потом смотреть на эту цифру.
- Не останавливайтесь, когда пропадает связь. В подвалах и холодильных камерах она бывает редко. Приложение, которое работает офлайн, сохраняет подсчеты на телефоне и синхронизируется позже.
- Добавляйте то, чего нет в списке. Неизвестные товары заносите сразу, с заметкой или фото, а разбирайтесь с ними потом.
После подсчета
- Посмотрите на расхождения. Отсортируйте позиции по расхождению между подсчитанным и учетным количеством, начиная с самых больших. Пересчитайте эти позиции вместе со вторым человеком, прежде чем что-либо менять.
- Выгрузите результат и внесите корректировки. Экспортируйте итоговый подсчет в Excel или CSV, передайте файл тому, кто ведет вашу бухгалтерию, и исправьте количества в своей системе. Сохраните файл с датой и именами тех, кто считал.
Какой тип приложений выполняет каждый шаг
| Шаг | Электронная таблица | Приложение для подсчета | Система управления запасами или кассовое приложение |
|---|---|---|---|
| Хранить список товаров | Она и есть список | Импортирует его из Excel или CSV | Список там уже есть |
| Сканировать штрихкоды телефоном | Нет | Да | Некоторые умеют: попробуйте мобильное приложение |
| Несколько человек одновременно | Через сведение файлов | Да, с синхронизацией команды | Зависит от пользовательских лицензий |
| Работать без связи | На одном устройстве | Да, если приложение работает офлайн | Многим нужна связь: проверьте |
| Сравнить подсчитанное с учетным | Формулами, которые вы напишете сами | Да | Да |
| Выгрузить результат для бухгалтерии | Да | Да, в Excel или CSV | Да |
Если вы уже работаете в системе управления запасами или в кассовом приложении, сначала попробуйте их собственную функцию инвентаризации. Если на телефоне она работает медленно или требует связи, которой на складе нет, посчитайте товар в приложении для подсчета и загрузите результат в свою систему файлом Excel. О типах приложений и примерах каждого читайте в руководстве как выбрать приложение для инвентаризации с телефона.
Как это делается в Inventory Mobile
- Список: импорт товаров из Excel или CSV с автоматическим сопоставлением столбцов.
- Подсчет: в «Инвентаризации» вы сканируете товар камерой и вводите количество. Приложение хранит учетное количество и показывает расхождение: подсчитанное минус учетное.
- Команда: с синхронизацией команды несколько человек одновременно ведут одну инвентаризацию и видят подсчеты друг друга. Приложение работает офлайн и синхронизируется, когда связь восстанавливается.
- Сканеры: Bluetooth- и USB-сканеры, а также Android-терминалы сбора данных, например Zebra и Honeywell. Внешние сканеры поддерживаются на Android.
- Результат: экспорт в Excel или CSV.
- Лицензии: бесплатная версия с ограниченным экспортом и без синхронизации команды; бесплатный пробный период платных функций на один месяц, без карты; месячные и годовые лицензии; а также лицензия на один месяц без продления, для короткого проекта или одной инвентаризации. Неограниченный экспорт, синхронизация команды и внешние сканеры входят в платную лицензию PRO.
Частые вопросы
Какое приложение выбрать для годовой инвентаризации в своем бизнесе?
Приложение для подсчета, если только в системе, которой вы уже пользуетесь, нет функции инвентаризации, хорошо работающей на телефоне. Приложение для подсчета импортирует ваш список, сканирует штрихкоды камерой, позволяет считать нескольким людям одновременно и экспортирует результат в Excel. Примеры: Inventory Mobile, mise и Orca Scan.
Можно ли провести годовую инвентаризацию с одним только телефоном?
Да. Камера читает штрихкоды и QR-коды, поэтому для небольшой или средней инвентаризации другое устройство не нужно. В долгую смену Bluetooth-сканер или терминал сбора данных на Android сэкономит время и заряд батареи.
Сколько времени занимает годовая инвентаризация?
Это зависит от числа позиций и от порядка на складе, поэтому не гадайте, а измерьте: во время пробного подсчета засеките, за сколько один человек считает одну полку, умножьте на число полок и разделите на число людей.
Нужно ли закрываться на время инвентаризации?
Не всегда, но в зоне, которую считают, товар двигаться не должен. Многие магазины считают после закрытия. Склады приостанавливают приемку и отгрузку либо считают зону за зоной и записывают движения отдельно.
Что делать с товарами без штрихкода?
Напечатайте этикетки до инвентаризации, ищите такие товары в приложении по названию или коду либо посчитайте их по короткому бумажному списку и внесите в конце.
Что должно быть в итоговом файле?
Как минимум код товара, название, подсчитанное количество, дата и имя того, кто считал. Бухгалтер или аудитор может попросить больше, например стоимость или место хранения, поэтому спросите до инвентаризации, а не после.
Можно ли оплатить приложение для инвентаризации только на один месяц?
Некоторые приложения продают лицензии на короткий срок. У Inventory Mobile есть бесплатный пробный период платных функций на один месяц, а еще продается лицензия на один месяц без продления, рассчитанная на короткий проект или одну инвентаризацию.
Текст написала команда Inventory Mobile. Другие приложения названы для примера, чтобы вам было с чем сравнивать. Мы с ними никак не связаны, а функции и цены меняются, поэтому сверяйтесь с сайтом каждого приложения.