كيف تجري جرد نهاية السنة بالهاتف
جرد نهاية السنة (الجرد السنوي، الجرد الفعلي) يقارن الموجود فعلًا على أرففك بما تقوله سجلاتك. أوراق الجرد وإعادة إدخال الأرقام هما الجزء البطيء، ومنهما تتسلل الأخطاء. والهاتف الذي يمسح الباركود يغنيك عنهما معًا. يعرض هذا الدليل الخطوات بالترتيب ويبيّن أي نوع من التطبيقات ينجز كل خطوة. نحن الفريق المطوّر لتطبيق Inventory Mobile، وهو تطبيق جرد، والخطوات تصلح مع أي تطبيق من هذا النوع.
الإجابة المختصرة
- تحتاج إلى ثلاثة أشياء: قائمة منتجاتك بصيغة Excel أو CSV، وهاتف لكل شخص يعدّ، وتطبيق جرد يستورد القائمة ويمسح الباركود ويصدّر النتيجة.
- قسّم المخزن إلى مناطق، وأسند كل منطقة إلى شخص واحد أو إلى شخصين، وأنهِ المنطقة قبل أن تبدأ التي بعدها.
- أعد العد فقط للأصناف التي تختلف كميتها المعدودة عن سجلاتك، وبمشاركة شخص ثانٍ.
- صدّر النتيجة إلى Excel لمن يمسك حساباتك، وصحّح الكميات في نظامك.
- نفّذ جردًا تجريبيًا قبل الموعد بأسبوع، بالهواتف التي ستستخدمها وفي الأماكن التي ستعدّ فيها فعلًا.
قبل يوم الجرد
- حدّد التاريخ ووقت إيقاف الحركة. اختر وقتًا لا يتحرك فيه شيء: بعد الإغلاق، أو مع إيقاف الاستلام والشحن مؤقتًا. كل ما يصل أو يخرج أثناء الجرد يوضع في منطقة منفصلة عليها ملصق ويُسجَّل على حدة.
- استخرج قائمة المنتجات من نظامك. سطر واحد لكل منتج: الرمز أو الباركود، والاسم، والكمية الموجودة في سجلاتك. ملف Excel أو CSV يكفي. وإذا لم تكن لديك قائمة بعد، فابدأ من قالب Excel المجاني لجرد المخزون.
- استورد القائمة إلى تطبيق الجرد. عندها يظهر اسم المنتج مع كل مسح، وفي النهاية يستطيع التطبيق مقارنة الكمية المعدودة بالكمية الدفترية. افتح الملف أولًا وتأكد من أن رموز الباركود الطويلة تظهر بكامل أرقامها: أحيانًا يحوّلها Excel إلى صيغة مثل 5.9E+12، وهذه لن تطابق ما تمسحه.
- قسّم المكان إلى مناطق وسمِّها. الممر أ، غرفة التبريد، صالة البيع، واجهة المحل. ضع ملصقًا على كل منطقة وأسندها إلى شخص واحد أو إلى شخصين. وللأصناف التي ليس لها باركود، اطبع ملصقات مسبقًا أو اتفق مع فريق الجرد على البحث عنها بالاسم.
- رتّب المكان أولًا. اجمع الأصناف المتطابقة معًا وضع علامة على ما يجب ألا يُعدّ: بضائع تخص الزبائن، وأصناف بيعت بالفعل، وبضاعة تالفة تنتظر شطبها من السجلات.
- نفّذ جردًا تجريبيًا. قبل الموعد بأسبوع، عُدّ رفًّا واحدًا بالهواتف نفسها وفي المكان نفسه. ستعرف كم صنفًا يعدّه شخص واحد في الساعة، ومنه تعرف كم شخصًا وكم ساعة يحتاج الجرد الكامل.
في يوم الجرد
- عُدّ منطقة بعد منطقة. امسح الباركود، اكتب الكمية، احفظ. أنهِ المنطقة كاملة وضع علامة تدل على انتهائها (يكفي ملصق على الرف) قبل أن تبدأ التي بعدها.
- عُدّ ما تراه أمامك، لا ما يُفترض أن يكون موجودًا. إذا كان التطبيق يعرض الكمية الدفترية، فاطلب من فريق الجرد أن يعدّوا أولًا ثم ينظروا إليها بعد ذلك.
- واصل العد بدون شبكة. الأقبية وغرف التبريد قلّما يتوفر فيها اتصال. التطبيق الذي يعمل بدون إنترنت يحفظ ما تعدّه على الهاتف ويزامنه لاحقًا.
- أضف ما ليس في القائمة. الأصناف غير المعروفة تُضاف في الحال مع ملاحظة أو صورة، ثم يُنظر في أمرها لاحقًا.
بعد الجرد
- راجع الفروقات. رتّب الأصناف بدءًا من أكبر فرق بين الكمية المعدودة وسجلاتك. أعد عدّ هذه الأصناف مع شخص ثانٍ قبل أن تغيّر أي شيء.
- صدّر وصحّح. صدّر الجرد النهائي إلى Excel أو CSV، وسلّمه لمن يمسك حساباتك، وصحّح الكميات في نظامك. احتفظ بالملف مع التاريخ وأسماء من قاموا بالعد.
أي نوع من التطبيقات ينجز كل خطوة
| الخطوة | جدول بيانات | تطبيق جرد | نظام مخزون أو نقطة بيع |
|---|---|---|---|
| حفظ قائمة المنتجات | هو القائمة نفسها | يستوردها من Excel أو CSV | القائمة موجودة فيه أصلًا |
| مسح الباركود بالهاتف | لا | نعم | بعضها يدعم ذلك: جرّب تطبيق الهاتف |
| عدة أشخاص في وقت واحد | بدمج الملفات | نعم، بمزامنة الفريق | حسب تراخيص المستخدمين |
| العمل بدون شبكة | على جهاز واحد | نعم، إذا كان التطبيق يعمل بدون إنترنت | كثير منها يحتاج إلى اتصال: تحقق |
| مقارنة الكمية المعدودة بالدفترية | بصيغ تكتبها أنت | نعم | نعم |
| التصدير للمحاسبة | نعم | نعم، إلى Excel أو CSV | نعم |
إذا كنت تستخدم بالفعل نظام مخزون أو تطبيق نقطة بيع، فجرّب وظيفة الجرد فيه أولًا. وإذا كانت بطيئة على الهاتف، أو تحتاج إلى اتصال غير متوفر في المخزن، فعُدّ بتطبيق جرد ثم أدخل النتيجة إلى نظامك بملف Excel. ولمعرفة أنواع التطبيقات وأمثلة على كل نوع، اقرأ كيف تختار تطبيقًا لجرد المخزون.
كيف ينجز Inventory Mobile هذه الخطوات
- القائمة: استيراد المنتجات من Excel أو CSV، مع مطابقة الأعمدة تلقائيًا.
- العد: في ميزة «جرد المخزون»، تمسح بالكاميرا وتكتب الكمية. يحتفظ التطبيق بالكمية الدفترية ويعرض الفرق: الكمية المعدودة ناقص الكمية الدفترية.
- الفريق: مع مزامنة الفريق، يعدّ عدة أشخاص المخزون نفسه في وقت واحد ويرى كل منهم ما يعدّه الآخرون. يعمل التطبيق بدون إنترنت ويزامن عند عودة الاتصال.
- الماسحات: ماسحات Bluetooth وUSB وأجهزة Android المحمولة باليد مثل Zebra وHoneywell، على Android.
- النتيجة: تصدير إلى Excel أو CSV.
- التراخيص: نسخة مجانية بتصدير محدود وبدون مزامنة الفريق؛ وتجربة مجانية للميزات المدفوعة لمدة شهر، بدون بطاقة بنكية؛ وتراخيص شهرية وسنوية؛ وترخيص لشهر واحد بدون تجديد، لمشروع قصير أو لجرد واحد. التصدير غير المحدود ومزامنة الفريق والماسحات الخارجية جزء من ترخيص PRO المدفوع.
أسئلة شائعة
أي تطبيق أستخدم لجرد نهاية السنة في نشاطي التجاري؟
تطبيق جرد، إلا إذا كان النظام الذي تستخدمه حاليًا فيه وظيفة جرد تعمل جيدًا على الهاتف. تطبيق الجرد يستورد قائمتك، ويمسح الباركود بالكاميرا، ويتيح لعدة أشخاص العد في وقت واحد، ويصدّر النتيجة إلى Excel. ومن أمثلته Inventory Mobile وmise وOrca Scan.
هل يمكنني إجراء جرد نهاية السنة بالهاتف فقط؟
نعم. الكاميرا تقرأ الباركود ورموز QR، فلا يحتاج الجرد الصغير أو المتوسط إلى أي جهاز آخر. وفي نوبات العمل الطويلة، يوفّر ماسح Bluetooth أو جهاز Android محمول باليد الوقت والبطارية.
كم يستغرق جرد نهاية السنة؟
يتوقف ذلك على عدد الأصناف وعلى مدى ترتيب المخزن، فقِس ولا تخمّن: في الجرد التجريبي، احسب الوقت الذي يستغرقه شخص واحد في عدّ رف واحد، واضربه في عدد الأرفف، ثم اقسمه على عدد الأشخاص.
هل يجب أن أغلق المحل أثناء الجرد؟
ليس دائمًا، لكن يجب ألا تتحرك البضاعة في المنطقة التي يجري عدّها. كثير من المحلات تجري الجرد بعد الإغلاق. أما المستودعات فتوقف الاستلام والشحن مؤقتًا، أو تعدّ منطقة بعد منطقة وتسجّل الحركات على حدة.
ماذا أفعل بالأصناف التي ليس لها باركود؟
اطبع لها ملصقات قبل الجرد، أو ابحث عنها في التطبيق بالاسم أو بالرمز، أو عُدّها في قائمة ورقية قصيرة وأدخلها في النهاية.
ماذا يجب أن يتضمن الملف النهائي؟
على الأقل رمز المنتج واسمه والكمية المعدودة والتاريخ واسم من قام بالعد. وقد يطلب محاسبك أو مدقق حساباتك بيانات أكثر، مثل القيمة أو الموقع، فاسأل قبل الجرد لا بعده.
هل يمكنني الدفع مقابل تطبيق جرد لشهر واحد فقط؟
بعض التطبيقات تبيع تراخيص قصيرة المدة. يقدّم Inventory Mobile تجربة مجانية لميزاته المدفوعة لمدة شهر، ويبيع ترخيصًا لشهر واحد بدون تجديد، وهو مخصص لمشروع قصير أو لجرد واحد.
كتب هذا الدليل فريق Inventory Mobile. ذكرنا التطبيقات الأخرى على سبيل المثال لتتمكن من المقارنة. لا تربطنا بها أي علاقة، والميزات والأسعار تتغير، لذا راجع موقع كل تطبيق.