Telefonla yıl sonu stok sayımı nasıl yapılır?
Yıl sonu sayımı (yıllık stok sayımı, fiziksel envanter), raflarınızda gerçekte ne olduğunu kayıtlarınızda yazanla karşılaştırır. İşi yavaşlatan da hatalara yol açan da kâğıt formlar ve sayılanların sonradan yeniden yazılmasıdır. Barkod tarayan bir telefon ikisini de ortadan kaldırır. Bu rehber adımları sırasıyla verir ve her adımı hangi tür uygulamanın yaptığını söyler. Biz, bir sayım uygulaması olan Inventory Mobile'ı geliştiriyoruz; buradaki adımlar ise bu türden hangi uygulamayı kullanırsanız kullanın geçerlidir.
Kısa cevap
- Üç şeye ihtiyacınız var: Excel veya CSV olarak ürün listeniz, sayım yapan her kişi için bir telefon ve listeyi içe aktaran, barkodları tarayan ve sonucu dışa aktaran bir sayım uygulaması.
- Depoyu bölgelere ayırın, her bölgeyi bir kişiye veya iki kişilik bir ekibe verin ve bir bölgeyi bitirmeden diğerine geçmeyin.
- Yalnızca sayılan miktarın kayıtlarınızdan farklı çıktığı kalemleri ikinci bir kişiyle yeniden sayın.
- Sonucu, muhasebenizi tutan kişiye vermek üzere Excel'e aktarın ve sisteminizdeki miktarları düzeltin.
- Bir hafta önce, gerçekten kullanacağınız telefonlarla ve sayım yapacağınız alanlarda bir prova yapın.
Sayım gününden önce
- Tarihi ve stok hareketlerinin duracağı saati belirleyin. Hiçbir şeyin girip çıkmadığı bir zaman seçin: kapanıştan sonra ya da mal kabul ve sevkiyat durdurulmuşken. Sayım sırasında gelen veya çıkan her şey ayrı, etiketli bir alana konur ve ayrıca kaydedilir.
- Ürün listesini sisteminizden alın. Her ürün için bir satır: kod veya barkod, ad ve kayıtlarınızdaki miktar. Excel veya CSV yeterlidir. Henüz bir listeniz yoksa ücretsiz Excel stok sayım şablonu ile başlayın.
- Listeyi sayım uygulamasına içe aktarın. Böylece her taramada ürünün adı görünür, sonunda da uygulama sayılan miktarı kayıtlı miktarla karşılaştırabilir. Önce dosyayı açın ve uzun barkodların tüm hanelerinin göründüğünü kontrol edin: Excel bunları bazen 5,9E+12 gibi bir biçime çevirir, bu da taranan kodla eşleşmez.
- İş yerini bölgelere ayırın ve her birine ad verin. A koridoru, soğuk oda, satış alanı, vitrin. Her bölgeyi etiketleyin ve bir kişiye ya da iki kişilik bir ekibe verin. Barkodu olmayan ürünler için önceden etiket yazdırın ya da sayım yapanların bunları adıyla bulması konusunda anlaşın.
- Önce ortalığı toparlayın. Aynı ürünleri bir araya getirin ve sayılmaması gerekenleri işaretleyin: müşterilere ait mallar, satılmış ürünler, kayıtlardan düşülmeyi bekleyen hasarlı stok.
- Bir prova yapın. Bir hafta önce, kullanacağınız telefonlarla ve sayımın yapılacağı yerde bir raf sayın. Bir kişinin saatte kaç kalem saydığını öğrenirsiniz; bu da tüm sayım için kaç kişi ve kaç saat gerektiğini gösterir.
Sayım günü
- Bölge bölge sayın. Barkodu tarayın, miktarı yazın, kaydedin. Bir bölgeyi tamamen bitirip tamamlandı diye işaretleyin (rafa bir çıkartma yapıştırmak yeterli), sonra diğerine geçin.
- Olması gerekeni değil, gördüğünüzü sayın. Uygulama kayıtlı miktarı gösteriyorsa sayım yapanlara önce saymalarını, sonra bakmalarını söyleyin.
- Sinyal yokken de saymaya devam edin. Bodrumlarda ve soğuk odalarda bağlantı nadiren olur. Çevrimdışı çalışan bir uygulama sayımları telefonda tutar ve sonradan senkronize eder.
- Listede olmayanı ekleyin. Bilinmeyen ürünler bir not veya fotoğrafla hemen oracıkta eklenir, sonra netleştirilir.
Sayımdan sonra
- Farklara bakın. Kalemleri, sayılan miktar ile kayıtlarınız arasındaki farka göre büyükten küçüğe sıralayın. Hiçbir şeyi değiştirmeden önce farkı en büyük olan kalemleri ikinci bir kişiyle yeniden sayın.
- Dışa aktarın ve düzeltin. Kesinleşen sayımı Excel veya CSV olarak dışa aktarın, muhasebenizi tutan kişiye verin ve sisteminizdeki miktarları düzeltin. Dosyayı tarih ve sayım yapanların adlarıyla birlikte saklayın.
Hangi adımı hangi tür uygulama yapar
| Adım | Elektronik tablo | Sayım uygulaması | Stok yönetim sistemi veya satış noktası (POS) |
|---|---|---|---|
| Ürün listesini tutma | Listenin kendisidir | Excel veya CSV'den içe aktarır | Liste zaten içindedir |
| Telefonla barkod tarama | Hayır | Evet | Bazıları yapar, mobil uygulamasını deneyin |
| Aynı anda birkaç kişi | Dosyaları birleştirerek | Evet, ekip senkronizasyonuyla | Kullanıcı lisanslarına bağlı |
| Sinyal olmadan çalışma | Tek cihazda | Evet, uygulama çevrimdışı çalışıyorsa | Birçoğu bağlantı ister, kontrol edin |
| Sayılanı kayıtlı miktarla karşılaştırma | Kendi yazacağınız formüllerle | Evet | Evet |
| Muhasebe için dışa aktarma | Evet | Evet, Excel veya CSV olarak | Evet |
Zaten bir stok yönetim sistemi veya satış noktası (POS) uygulaması kullanıyorsanız önce onun kendi sayım işlevini deneyin. Telefonda yavaş çalışıyorsa veya deponuzda olmayan bir bağlantı gerektiriyorsa sayımı bir sayım uygulamasıyla yapın ve sonucu bir Excel dosyasıyla sisteminize geri aktarın. Uygulama türleri ve her birinin örnekleri için stok sayımı için uygulama nasıl seçilir rehberini okuyun.
Inventory Mobile bunu nasıl yapar
- Liste: Ürünler Excel veya CSV'den içe aktarılır, sütunlar otomatik olarak eşleştirilir.
- Sayım: Stok sayımı bölümünde kamerayla tarayın ve miktarı yazın. Uygulama kayıtlarınızdaki miktarı saklar ve farkı gösterir: sayılan eksi kayıtlı.
- Ekip: Ekip senkronizasyonuyla birkaç kişi aynı envanteri aynı anda sayar ve birbirinin sayımlarını görür. Çevrimdışı çalışır ve bağlantı geri geldiğinde senkronize olur.
- Tarayıcılar: Android'de Bluetooth ve USB tarayıcılar ile Zebra ve Honeywell gibi Android el terminalleri.
- Sonuç: Excel veya CSV olarak dışa aktarma.
- Lisanslar: Dışa aktarmanın sınırlı olduğu ve ekip senkronizasyonunun bulunmadığı ücretsiz bir sürüm; ücretli özellikler için kart gerektirmeyen bir aylık ücretsiz deneme; aylık ve yıllık lisanslar; kısa bir proje veya tek bir stok sayımı için de yenilenmeyen bir aylık lisans. Sınırsız dışa aktarma, ekip senkronizasyonu ve harici tarayıcılar ücretli PRO lisansına dâhildir.
Sıkça sorulan sorular
İşletmemin yıl sonu stok sayımı için hangi uygulamayı kullanmalıyım?
Kullandığınız sistemde telefonda iyi çalışan bir sayım işlevi yoksa bir sayım uygulaması kullanın. Sayım uygulaması listenizi içe aktarır, barkodları kamerayla tarar, birkaç kişinin aynı anda saymasına imkân verir ve sonucu Excel'e aktarır. Inventory Mobile, mise ve Orca Scan buna örnektir.
Yıl sonu sayımını sadece telefonla yapabilir miyim?
Evet. Kamera barkodları ve QR kodlarını okur; bu yüzden küçük veya orta ölçekli bir sayım için başka bir cihaz gerekmez. Uzun vardiyalarda bir Bluetooth tarayıcı veya Android el terminali zamandan ve pilden tasarruf sağlar.
Yıl sonu sayımı ne kadar sürer?
Kalem sayısına ve deponun ne kadar düzenli olduğuna bağlıdır; bu yüzden tahmin etmeyin, ölçün: Provada bir kişinin bir rafı ne kadar sürede saydığına bakın, bunu raf sayısıyla çarpın ve kişi sayısına bölün.
Sayım sırasında iş yerini kapatmak zorunda mıyım?
Her zaman değil, ama sayılan bölgede stok hareketi olmamalıdır. Birçok dükkân kapanıştan sonra sayar. Depolar mal kabul ve sevkiyatı durdurur ya da bölge bölge sayıp hareketleri ayrıca kaydeder.
Barkodu olmayan ürünler için ne yapmalıyım?
Sayımdan önce etiket yazdırın, ürünleri uygulamada adıyla veya koduyla bulun ya da kısa bir kâğıt listede sayıp en sonda uygulamaya girin.
Sayım sonuç dosyasında hangi bilgiler olmalı?
En azından ürün kodu, ad, sayılan miktar, tarih ve sayımı yapan kişi. Muhasebeciniz veya denetçiniz değer ya da konum gibi başka bilgiler de isteyebilir; bu yüzden sayımdan sonra değil, önce sorun.
Sayım uygulaması için sadece bir aylık ödeme yapabilir miyim?
Bazı uygulamalar kısa süreli lisans satar. Inventory Mobile'da ücretli özellikler için bir aylık ücretsiz deneme vardır; ayrıca kısa bir proje veya tek bir stok sayımı için yenilenmeyen bir aylık lisans satılır.
Bu rehberi Inventory Mobile ekibi yazdı. Diğer uygulamaların adını, karşılaştırma yapabilmeniz için örnek olarak verdik. Bu uygulamalarla hiçbir bağlantımız yok; özellikler ve fiyatlar da değişir, bu yüzden her uygulamanın kendi sitesine bakın.