Cara melakukan stok opname akhir tahun dengan ponsel
Stok opname akhir tahun (penghitungan stok tahunan, inventaris fisik) membandingkan barang yang benar-benar ada di rak dengan catatan Anda. Lembar kertas dan pengetikan ulang adalah bagian yang lambat, sekaligus tempat kesalahan masuk. Ponsel yang memindai barcode menghilangkan keduanya. Panduan ini menyajikan langkah-langkahnya secara berurutan dan menyebut jenis aplikasi mana yang mengerjakan tiap langkah. Kami adalah pembuat Inventory Mobile, sebuah aplikasi stok opname, dan langkah-langkah ini berlaku untuk aplikasi sejenis apa pun.
Jawaban singkat
- Anda perlu tiga hal: daftar produk Anda dalam format Excel atau CSV, satu ponsel untuk tiap petugas hitung, dan aplikasi stok opname yang mengimpor daftar itu, memindai barcode, dan mengekspor hasilnya.
- Bagi gudang menjadi beberapa zona, serahkan tiap zona kepada satu orang atau sepasang petugas, dan selesaikan satu zona sebelum memulai zona berikutnya.
- Hitung ulang hanya baris yang hasil hitungnya berbeda dari catatan Anda, bersama orang kedua.
- Ekspor hasilnya ke Excel untuk siapa pun yang mengurus pembukuan Anda, lalu perbaiki jumlah di sistem Anda.
- Lakukan simulasi seminggu sebelumnya, dengan ponsel dan di ruangan yang benar-benar akan dipakai.
Sebelum hari stok opname
- Tetapkan tanggal dan batas waktunya (cut-off). Pilih waktu ketika tidak ada barang yang bergerak: setelah jam tutup, atau saat penerimaan dan pengiriman barang dihentikan sementara. Barang yang datang atau keluar selama stok opname ditempatkan di area terpisah yang diberi label dan dicatat tersendiri.
- Ambil daftar produk dari sistem Anda. Satu baris per produk: kode atau barcode, nama, dan jumlah yang tercatat. Excel atau CSV sudah cukup. Jika belum punya daftar, mulailah dari templat Excel stok opname gratis.
- Impor daftar itu ke aplikasi stok opname. Dengan begitu setiap pemindaian menampilkan nama produk, dan di akhir penghitungan, aplikasi bisa membandingkan jumlah yang dihitung dengan jumlah tercatat. Sebelum mengimpor, buka filenya dan pastikan barcode yang panjang menampilkan semua digitnya: Excel kadang mengubahnya menjadi bentuk seperti 5,9E+12, yang tidak akan cocok dengan hasil pemindaian.
- Bagi lokasi menjadi zona dan beri nama. Lorong A, ruang pendingin, area penjualan, etalase. Beri label pada tiap zona dan serahkan kepada satu orang atau sepasang petugas. Untuk barang tanpa barcode, cetak label sebelumnya atau sepakati bahwa petugas hitung mencarinya berdasarkan nama.
- Rapikan dulu. Kumpulkan barang yang sama di satu tempat dan tandai apa yang tidak boleh dihitung: barang milik pelanggan, barang yang sudah terjual, stok rusak yang menunggu dihapus dari pembukuan.
- Lakukan simulasi. Seminggu sebelumnya, hitung satu rak dengan ponsel yang akan dipakai, di ruangan yang sebenarnya. Dari situ Anda tahu berapa baris yang bisa dihitung satu orang dalam satu jam, sehingga Anda bisa memperkirakan berapa orang dan berapa jam yang dibutuhkan untuk stok opname penuh.
Pada hari stok opname
- Hitung zona demi zona. Pindai barcode, ketik jumlahnya, simpan. Selesaikan satu zona sampai tuntas dan tandai sebagai selesai (stiker di rak sudah cukup) sebelum memulai zona berikutnya.
- Hitung apa yang ada di depan mata, bukan yang seharusnya ada. Jika aplikasi menampilkan jumlah tercatat, minta petugas hitung menghitung dulu, baru melihat angkanya.
- Tetap menghitung tanpa sinyal. Basement dan ruang pendingin jarang punya koneksi. Aplikasi yang bekerja offline menyimpan hasil hitungan di ponsel dan menyinkronkannya nanti.
- Tambahkan barang yang tidak ada di daftar. Barang yang tidak dikenal ditambahkan saat itu juga dengan catatan atau foto, lalu dibereskan setelahnya.
Setelah penghitungan
- Periksa selisihnya. Urutkan dari selisih terbesar antara jumlah yang dihitung dan catatan Anda. Hitung ulang baris-baris itu bersama orang kedua sebelum mengubah apa pun.
- Ekspor dan sesuaikan. Ekspor hasil akhir penghitungan ke Excel atau CSV, serahkan kepada siapa pun yang mengurus pembukuan Anda, lalu perbaiki jumlah di sistem Anda. Simpan file itu beserta tanggal dan nama para petugas hitung.
Jenis aplikasi mana yang mengerjakan tiap langkah
| Langkah | Spreadsheet | Aplikasi stok opname | Sistem inventaris atau aplikasi kasir |
|---|---|---|---|
| Menyimpan daftar produk | Spreadsheet itu sendiri daftarnya | Mengimpornya dari Excel atau CSV | Sudah menyimpannya |
| Memindai barcode dengan ponsel | Tidak | Ya | Sebagian bisa: coba aplikasi selulernya |
| Beberapa orang sekaligus | Dengan menggabungkan file | Ya, dengan sinkronisasi tim | Tergantung lisensi pengguna |
| Bekerja tanpa sinyal | Di satu perangkat | Ya, jika aplikasinya bekerja offline | Banyak yang butuh koneksi: periksa dulu |
| Membandingkan hasil hitung dengan jumlah tercatat | Dengan rumus yang Anda buat sendiri | Ya | Ya |
| Ekspor untuk pembukuan | Ya | Ya, ke Excel atau CSV | Ya |
Jika Anda sudah memakai sistem inventaris atau aplikasi kasir, coba dulu fitur penghitungan bawaannya. Jika fitur itu lambat di ponsel, atau butuh koneksi yang tidak tersedia di gudang Anda, hitung dengan aplikasi stok opname lalu masukkan hasilnya ke sistem Anda dengan file Excel. Untuk jenis-jenis aplikasi dan contohnya, baca cara memilih aplikasi untuk menghitung stok.
Cara Inventory Mobile mengerjakannya
- Daftar: impor produk dari Excel atau CSV, dengan kolom yang dipetakan otomatis.
- Hitung: di fitur Stok opname, pindai dengan kamera dan ketik jumlahnya. Aplikasi menyimpan jumlah dari catatan Anda dan menampilkan selisihnya, yaitu jumlah yang dihitung dikurangi jumlah tercatat.
- Tim: dengan sinkronisasi tim, beberapa orang menghitung inventaris yang sama sekaligus dan saling melihat hasil hitungan. Fitur ini bekerja offline dan menyinkronkan data saat koneksi kembali.
- Pemindai: pemindai Bluetooth dan USB serta perangkat genggam Android seperti Zebra dan Honeywell, di Android.
- Hasil: ekspor ke Excel atau CSV.
- Lisensi: versi gratis dengan ekspor terbatas dan tanpa sinkronisasi tim; uji coba gratis satu bulan untuk fitur berbayar, tanpa kartu kredit; lisensi bulanan dan tahunan; serta lisensi satu bulan tanpa perpanjangan, untuk proyek singkat atau satu kali stok opname. Ekspor tanpa batas, sinkronisasi tim, dan pemindai eksternal termasuk dalam lisensi PRO berbayar.
Pertanyaan yang sering diajukan
Aplikasi apa yang sebaiknya saya pakai untuk stok opname akhir tahun di usaha saya?
Aplikasi stok opname, kecuali jika sistem yang sudah Anda pakai punya fitur penghitungan yang berjalan baik di ponsel. Aplikasi stok opname mengimpor daftar Anda, memindai barcode dengan kamera, memungkinkan beberapa orang menghitung sekaligus, dan mengekspor hasilnya ke Excel. Inventory Mobile, mise, dan Orca Scan adalah contohnya.
Bisakah stok opname akhir tahun dilakukan hanya dengan HP?
Bisa. Kamera membaca barcode dan kode QR, jadi penghitungan kecil atau menengah tidak memerlukan perangkat lain. Untuk shift yang panjang, pemindai Bluetooth atau perangkat genggam Android menghemat waktu dan baterai.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk stok opname akhir tahun?
Tergantung jumlah baris dan seberapa rapi gudangnya, jadi ukurlah, jangan menebak: saat simulasi, catat waktu satu orang menghitung satu rak, kalikan dengan jumlah rak, lalu bagi dengan jumlah orang.
Apakah usaha saya harus tutup selama stok opname?
Tidak selalu, tetapi stok di zona yang sedang dihitung tidak boleh bergerak. Banyak toko menghitung setelah tutup. Gudang menghentikan sementara penerimaan dan pengiriman, atau menghitung zona demi zona dan mencatat pergerakan barang secara terpisah.
Bagaimana dengan barang yang tidak punya barcode?
Cetak label sebelum stok opname, cari barangnya berdasarkan nama atau kode di aplikasi, atau hitung di daftar kertas yang pendek lalu ketik hasilnya di akhir.
Apa saja yang harus ada di file hasil akhir?
Setidaknya kode produk, nama, jumlah yang dihitung, tanggal, dan nama petugas hitung. Akuntan atau auditor Anda mungkin meminta lebih, misalnya nilai atau lokasi, jadi tanyakan sebelum stok opname, bukan sesudahnya.
Bisakah saya membayar aplikasi stok opname untuk satu bulan saja?
Sebagian aplikasi menjual lisensi jangka pendek. Inventory Mobile punya uji coba gratis satu bulan untuk fitur berbayarnya dan menjual lisensi satu bulan tanpa perpanjangan, yang ditujukan untuk proyek singkat atau satu kali stok opname.
Ditulis oleh tim Inventory Mobile. Aplikasi lain disebut sebagai contoh agar Anda bisa membandingkan. Kami tidak berafiliasi dengan aplikasi-aplikasi tersebut, dan fitur serta harganya bisa berubah, jadi periksa situs resmi masing-masing.