Cómo hacer el inventario de fin de año con el teléfono
El inventario de fin de año (conteo físico anual, toma de inventario) compara lo que hay de verdad en tus estantes con lo que dicen tus registros. Las hojas de papel y volver a teclear son la parte lenta y la parte por donde entran los errores. Un celular o móvil que escanea códigos de barras elimina las dos cosas. Esta guía da los pasos en orden y dice qué tipo de app hace cada uno. Nosotros hacemos Inventory Mobile, una app de conteo, y los pasos sirven con cualquier app de ese tipo.
Respuesta corta
- Necesitas tres cosas: tu lista de productos en Excel o CSV, un teléfono por persona que cuenta y una app de conteo que importe la lista, escanee códigos de barras y exporte el resultado.
- Divide el almacén en zonas, dale cada zona a una persona o a una pareja y termina una zona antes de empezar la siguiente.
- Vuelve a contar solo las líneas donde la cantidad contada no coincide con tus registros, con una segunda persona.
- Exporta el resultado a Excel para quien lleva tu contabilidad y corrige las cantidades en tu sistema.
- Haz un ensayo una semana antes, con los teléfonos y en los espacios que vas a usar de verdad.
Antes del día del conteo
- Fija la fecha y el corte. Elige un momento en que nada se mueva: después del cierre, o con recepciones y envíos en pausa. Lo que llegue o salga durante el conteo va a una zona aparte y rotulada, y se registra por separado.
- Saca la lista de productos de tu sistema. Una línea por producto: código o código de barras, nombre y la cantidad que muestran tus registros. Con Excel o CSV basta. Si todavía no tienes una lista, empieza con la plantilla gratuita de Excel para conteo de inventario.
- Importa la lista en la app de conteo. Así cada escaneo muestra el nombre del producto, y al final la app puede comparar lo contado con lo esperado. Antes de importarla, abre el archivo y revisa que los códigos de barras largos muestren todos sus dígitos: Excel a veces los convierte en algo como 5,9E+12 (o 5.9E+12), que no coincide con ningún escaneo.
- Divide el lugar en zonas y ponles nombre. Pasillo A, cámara fría, área de ventas, vitrina. Rotula cada zona y dásela a una persona o a una pareja. Para los artículos sin código de barras, imprime etiquetas antes o acuerda que se busquen por nombre.
- Ordena primero. Junta los artículos iguales y marca lo que no se debe contar: mercancía que es de clientes, artículos ya vendidos, producto dañado que se va a dar de baja.
- Haz un ensayo. Una semana antes, cuenta un estante con los teléfonos reales en el lugar real. Sabrás cuántas líneas cuenta una persona en una hora, y con eso cuántas personas y horas pide el conteo completo.
El día del conteo
- Cuenta zona por zona. Escanea el código de barras, escribe la cantidad, guarda. Termina la zona completa y márcala como hecha (sirve una etiqueta adhesiva en el estante) antes de empezar la siguiente.
- Cuenta lo que ves, no lo que debería haber. Si la app muestra la cantidad esperada, pide que primero se cuente y después se mire.
- Sigue contando sin señal. En sótanos y cámaras frías casi nunca hay conexión. Una app que funciona sin internet guarda los conteos en el teléfono y sincroniza después.
- Agrega lo que no está en la lista. Los artículos desconocidos se agregan en el momento, con una nota o una foto, y se aclaran después.
Después del conteo
- Mira las diferencias. Ordena por la diferencia más grande entre la cantidad contada y tus registros. Vuelve a contar esas líneas con una segunda persona antes de cambiar nada.
- Exporta y ajusta. Exporta el conteo final a Excel o CSV, entrégalo a quien lleva tu contabilidad y corrige las cantidades en tu sistema. Guarda el archivo con la fecha y los nombres de quienes contaron.
Qué tipo de app hace cada paso
| Paso | Hoja de cálculo | App de conteo | Sistema de inventario o punto de venta |
|---|---|---|---|
| Tener la lista de productos | Es la lista | La importa desde Excel o CSV | Ya la tiene |
| Escanear códigos de barras con el teléfono | No | Sí | Algunos: prueba su app móvil |
| Varias personas a la vez | Juntando archivos | Sí, con sincronización en equipo | Depende de las licencias de usuario |
| Trabajar sin señal | En un solo dispositivo | Sí, si la app funciona sin conexión | Muchos piden conexión: revísalo |
| Comparar lo contado con lo esperado | Con fórmulas que escribes tú | Sí | Sí |
| Exportar para la contabilidad | Sí | Sí, a Excel o CSV | Sí |
Si ya usas un sistema de inventario o un punto de venta, prueba primero su propia función de conteo. Si es lenta en el teléfono o pide una conexión que no tienes en el almacén, cuenta con una app de conteo y pasa el resultado a tu sistema con un archivo de Excel. Para ver los tipos de app y ejemplos de cada uno, lee cómo elegir una app para contar inventario.
Cómo lo hace Inventory Mobile
- Lista: importa productos desde Excel o CSV, con las columnas asignadas automáticamente.
- Conteo: en Tomar inventario, escaneas con la cámara y escribes la cantidad. La app guarda la cantidad de tus registros y muestra la diferencia, lo contado menos lo registrado.
- Equipo: con la sincronización en equipo, varias personas cuentan el mismo inventario a la vez y ven los conteos de las demás. Funciona sin conexión y sincroniza cuando vuelve.
- Lectores: lectores Bluetooth y USB y terminales Android como Zebra y Honeywell, en Android.
- Resultado: exportación a Excel o CSV.
- Licencias: una versión gratis con exportación limitada y sin sincronización en equipo; una prueba gratis de un mes de las funciones de pago, sin tarjeta; licencias mensuales y anuales; y una licencia de un mes sin renovación, para un proyecto corto o un solo inventario. La exportación sin límite, la sincronización en equipo y los lectores externos son parte de la licencia PRO de pago.
Preguntas frecuentes
¿Qué app uso para hacer el inventario de fin de año de mi negocio?
Una app de conteo, salvo que el sistema que ya usas tenga una función de conteo que funcione bien en el teléfono. Una app de conteo importa tu lista, escanea códigos de barras con la cámara, deja que varias personas cuenten a la vez y exporta el resultado a Excel. Inventory Mobile, mise y Orca Scan son ejemplos.
¿Puedo hacer el inventario de fin de año solo con un teléfono?
Sí. La cámara lee códigos de barras y códigos QR, así que un conteo pequeño o mediano no pide otro dispositivo. Para turnos largos, lectores Bluetooth o terminales Android ahorran tiempo y batería.
¿Cuánto tarda un inventario de fin de año?
Depende del número de líneas y de lo ordenado que esté el almacén, así que mide en vez de adivinar: en el ensayo, toma el tiempo de una persona contando un estante, multiplícalo por el número de estantes y divídelo entre el número de personas.
¿Tengo que cerrar el negocio durante el conteo?
No siempre, pero el stock no se debe mover en la zona que se está contando. Muchas tiendas cuentan después del cierre. Los almacenes pausan recepciones y envíos, o cuentan zona por zona y registran los movimientos aparte.
¿Qué hago con los artículos que no tienen código de barras?
Imprime etiquetas antes del conteo, busca los artículos por nombre o código en la app, o cuéntalos en una lista corta de papel y escríbelos en la app al final.
¿Qué debe llevar el archivo final?
Como mínimo el código del producto, el nombre, la cantidad contada, la fecha y quién contó. Quien lleva tu contabilidad o tu auditor puede pedir más, como el valor o la ubicación, así que pregunta antes del conteo, no después.
¿Puedo pagar una app de conteo por un solo mes?
Algunas apps venden licencias cortas. Inventory Mobile tiene una prueba gratis de un mes de sus funciones de pago y vende una licencia de un mes sin renovación, pensada para un proyecto corto o un solo inventario.
Escrita por el equipo de Inventory Mobile. Nombramos otras apps como ejemplos para que puedas comparar. No tenemos relación con ellas, y sus funciones y precios cambian: revisa el sitio web de cada una.