Gids

Zo doet u de jaarlijkse voorraadtelling met een telefoon

Bij de jaarlijkse voorraadtelling (eindejaarsinventarisatie, fysieke inventarisatie) vergelijkt u wat er werkelijk in uw schappen ligt met wat er in uw administratie staat. Papieren tellijsten en overtypen zijn het trage deel, en ook het deel waar de fouten insluipen. Een telefoon die barcodes scant, maakt beide overbodig. Deze gids zet de stappen op volgorde en zegt welke soort app welke stap doet. Wij maken Inventory Mobile, een inventarisatie-app, en de stappen werken met elke app van die soort.

Bijgewerkt op 12 november 2026

Kort antwoord

U hebt drie dingen nodig: uw productlijst in Excel of CSV, één telefoon per teller en een inventarisatie-app die de lijst importeert, barcodes scant en het resultaat exporteert.
Verdeel het magazijn in zones, wijs elke zone toe aan één persoon of één tweetal, en rond een zone af voordat u aan de volgende begint.
Tel alleen de regels opnieuw waar de getelde hoeveelheid afwijkt van uw administratie, en doe dat met een tweede persoon.
Exporteer het resultaat naar Excel voor degene die uw boekhouding doet, en corrigeer de hoeveelheden in uw systeem.
Doe een week van tevoren een proeftelling, op de telefoons en in de ruimtes die u echt gaat gebruiken.

Vóór de teldag

Leg de datum en het afsluitmoment vast. Kies een moment waarop niets beweegt: na sluitingstijd, of terwijl ontvangst en verzending stilliggen. Alles wat tijdens de telling binnenkomt of vertrekt, gaat naar een aparte, gemarkeerde plek en wordt apart genoteerd.
Haal de productlijst uit uw systeem. Eén regel per product: code of barcode, naam en de hoeveelheid volgens uw administratie (de boekhoeveelheid). Excel of CSV is genoeg. Hebt u nog geen lijst, begin dan met het gratis Excel-sjabloon voor voorraadtelling.
Importeer de lijst in de inventarisatie-app. Bij elke scan ziet u dan de productnaam, en aan het einde kan de app de getelde hoeveelheid naast de boekhoeveelheid zetten. Open het bestand eerst en controleer of bij lange barcodes alle cijfers zichtbaar zijn: Excel maakt er soms een notatie als 5,9E+12 van, en die komt niet overeen met een scan.
Verdeel de ruimte in zones en geef ze een naam. Gangpad A, koelcel, winkelvloer, etalage. Label elke zone en wijs die toe aan één persoon of één tweetal. Voor artikelen zonder barcode kunt u vooraf labels printen, of u spreekt af dat de tellers ze op naam opzoeken.
Ruim eerst op. Leg gelijke artikelen bij elkaar en markeer wat niet geteld mag worden: goederen die van klanten zijn, artikelen die al verkocht zijn, beschadigde voorraad die nog moet worden afgeboekt.
Doe een proeftelling. Tel een week van tevoren één schap met de echte telefoons in de echte ruimte. Zo weet u hoeveel regels één persoon per uur telt, en daarmee hoeveel mensen en uren de hele telling vraagt.

Op de teldag

Tel zone voor zone. Scan de barcode, typ het aantal in, sla op. Rond een zone helemaal af en markeer die als klaar (een sticker op het schap volstaat) voordat u aan de volgende begint.
Tel wat er ligt, niet wat er zou moeten liggen. Toont de app de boekhoeveelheid, vraag de tellers dan om eerst te tellen en daarna pas te kijken.
Tel door zonder bereik. In kelders en koelcellen is er zelden verbinding. Een app die offline werkt, bewaart de tellingen op de telefoon en synchroniseert later.
Voeg toe wat niet op de lijst staat. Onbekende artikelen voegt u ter plekke toe met een notitie of een foto, en zoekt u achteraf uit.

Na de telling

Bekijk de verschillen. Sorteer op het grootste verschil tussen de getelde hoeveelheid en uw administratie. Tel die regels opnieuw met een tweede persoon voordat u iets aanpast.
Exporteer en corrigeer. Exporteer de definitieve telling naar Excel of CSV, geef het bestand aan degene die uw boekhouding doet en corrigeer de hoeveelheden in uw systeem. Bewaar het bestand met de datum en de namen van de tellers.

Welke soort app doet welke stap

Stap	Spreadsheet	Inventarisatie-app	Voorraadbeheersysteem of kassa-app
De productlijst bewaren	Is zelf de lijst	Importeert die uit Excel of CSV	Heeft die al
Barcodes scannen met een telefoon	Nee	Ja	Sommige wel: probeer de mobiele app
Meerdere mensen tegelijk	Door bestanden samen te voegen	Ja, met teamsynchronisatie	Hangt af van de gebruikerslicenties
Werken zonder bereik	Op één apparaat	Ja, als de app offline werkt	Veel hebben een verbinding nodig: controleer het
Geteld naast boekhoeveelheid zetten	Met formules die u zelf schrijft	Ja	Ja
Exporteren voor de boekhouding	Ja	Ja, naar Excel of CSV	Ja

Werkt u al met een voorraadbeheersysteem of een kassa-app, probeer dan eerst de telfunctie daarvan. Is die traag op een telefoon, of heeft die een verbinding nodig die u in het magazijn niet hebt, tel dan met een inventarisatie-app en zet het resultaat daarna met een Excel-bestand terug in uw systeem. Meer over de soorten apps, met voorbeelden van elke soort, leest u in hoe u een app kiest om voorraad te tellen.

Zo werkt het in Inventory Mobile

Lijst: importeer producten uit Excel of CSV; de kolommen worden automatisch gekoppeld.
Tellen: in de functie Voorraad tellen scant u met de camera en typt u het aantal in. De app bewaart de boekhoeveelheid uit uw administratie en toont het verschil: geteld min geboekt.
Team: met teamsynchronisatie tellen meerdere mensen tegelijk dezelfde voorraad en zien ze elkaars tellingen. Het werkt offline en synchroniseert zodra de verbinding terug is.
Scanners: Bluetooth- en USB-scanners en Android-handterminals zoals Zebra en Honeywell, op Android.
Resultaat: export naar Excel of CSV.
Licenties: een gratis versie met beperkte export en zonder teamsynchronisatie; een gratis proefperiode van één maand met de betaalde functies, zonder creditcard; maand- en jaarlicenties; en een licentie voor één maand zonder verlenging, voor een kort project of één enkele telling. Onbeperkte export, teamsynchronisatie en externe scanners horen bij de betaalde PRO-licentie.

Veelgestelde vragen

Welke app gebruik ik voor de jaarlijkse voorraadtelling van mijn bedrijf?

Een inventarisatie-app, tenzij het systeem dat u al gebruikt een telfunctie heeft die goed werkt op een telefoon. Een inventarisatie-app importeert uw lijst, scant barcodes met de camera, laat meerdere mensen tegelijk tellen en exporteert het resultaat naar Excel. Inventory Mobile, mise en Orca Scan zijn voorbeelden.

Kan ik de inventarisatie aan het einde van het jaar met alleen een telefoon doen?

Ja. De camera leest barcodes en QR-codes, dus voor een kleine of middelgrote telling hebt u geen ander apparaat nodig. Bij lange diensten bespaart een Bluetooth-scanner of een Android-handterminal tijd en batterij.

Hoelang duurt een jaarlijkse voorraadtelling?

Dat hangt af van het aantal regels en van hoe opgeruimd het magazijn is. Meet het dus en gok niet: klok bij de proeftelling hoelang één persoon over één schap doet, vermenigvuldig dat met het aantal schappen en deel het door het aantal mensen.

Moet ik de zaak sluiten tijdens de voorraadtelling?

Niet altijd, maar in de zone die geteld wordt, mag de voorraad niet bewegen. Veel winkels tellen na sluitingstijd. Magazijnen leggen ontvangst en verzending stil, of tellen zone voor zone en noteren de mutaties apart.

Wat doe ik met artikelen zonder barcode?

Print labels vóór de telling, zoek de artikelen in de app op naam of code, of tel ze op een kort papieren lijstje en typ ze aan het einde in.

Wat moet er in het uiteindelijke bestand staan?

In elk geval de productcode, de naam, de getelde hoeveelheid, de datum en de teller. Uw boekhouder of accountant kan om meer vragen, zoals de waarde of de locatie, dus vraag dat vóór de telling, niet erna.

Kan ik voor een app om voorraad te tellen ook voor maar één maand betalen?

Sommige apps verkopen kortlopende licenties. Inventory Mobile heeft een gratis proefperiode van één maand met de betaalde functies en verkoopt een licentie voor één maand zonder verlenging, bedoeld voor een kort project of één enkele telling.

Geschreven door het team van Inventory Mobile. Andere apps noemen we als voorbeeld, zodat u kunt vergelijken. We hebben geen band met de makers ervan, en functies en prijzen veranderen, dus kijk altijd op de website van de app zelf.