Comment faire l'inventaire de fin d'année avec un téléphone
L'inventaire de fin d'année (inventaire annuel, inventaire physique) compare ce qui se trouve réellement sur vos étagères avec ce qu'indiquent vos fichiers. Les feuilles papier et la ressaisie sont la partie la plus lente, et celle où les erreurs se glissent. Un téléphone qui scanne les codes-barres supprime les deux. Ce guide donne les étapes dans l'ordre et indique quel type d'application se charge de chacune. Nous éditons Inventory Mobile, une application de comptage, et ces étapes valent pour toute application de ce type.
En bref
- Il vous faut trois choses : votre liste de produits au format Excel ou CSV, un téléphone par personne qui compte et une application de comptage qui importe la liste, scanne les codes-barres et exporte le résultat.
- Découpez la réserve en zones, confiez chaque zone à une personne ou à un binôme, et terminez une zone avant de commencer la suivante.
- Recomptez, avec une deuxième personne, uniquement les lignes où la quantité comptée diffère de celle de vos fichiers.
- Exportez le résultat vers Excel pour la personne qui tient votre comptabilité, et corrigez les quantités dans votre système.
- Faites une répétition générale une semaine avant, avec les téléphones et dans les locaux que vous utiliserez vraiment.
Avant le jour de l'inventaire
- Fixez la date et l'arrêt des mouvements. Choisissez un moment où rien ne bouge : après la fermeture, ou en suspendant les réceptions et les expéditions. Tout ce qui arrive ou sort pendant le comptage va dans une zone séparée et étiquetée, et se note à part.
- Sortez la liste de produits de votre système. Une ligne par produit : code ou code-barres, nom, et quantité indiquée par vos fichiers. Le format Excel ou CSV suffit. Si vous n'avez pas encore de liste, partez du modèle Excel gratuit pour l'inventaire.
- Importez la liste dans l'application de comptage. Chaque scan affiche alors le nom du produit et, à la fin, l'application peut comparer les quantités comptées aux quantités théoriques. Ouvrez d'abord le fichier et vérifiez que les codes-barres longs affichent bien tous leurs chiffres : Excel les transforme parfois en une notation du type 5,9E+12, qui ne correspondra à aucun scan.
- Découpez les lieux en zones et nommez-les. Allée A, chambre froide, surface de vente, vitrine. Étiquetez chaque zone et confiez-la à une personne ou à un binôme. Pour les articles sans code-barres, imprimez des étiquettes à l'avance, ou convenez que l'équipe les retrouvera par leur nom.
- Rangez d'abord. Regroupez les articles identiques et signalez ce qui ne doit pas être compté : la marchandise qui appartient à des clients, les articles déjà vendus, les produits abîmés qui attendent d'être sortis du stock.
- Faites une répétition générale. Une semaine avant, comptez une étagère avec les vrais téléphones, dans le vrai local. Vous saurez combien de lignes une personne compte en une heure, donc combien de personnes et d'heures demandera l'inventaire complet.
Le jour de l'inventaire
- Comptez zone par zone. Scannez le code-barres, saisissez la quantité, enregistrez. Terminez entièrement une zone et marquez-la comme faite (un autocollant sur l'étagère suffit) avant de passer à la suivante.
- Comptez ce que vous voyez, pas ce qui devrait être là. Si l'application affiche la quantité théorique, demandez à l'équipe de compter d'abord et de regarder ensuite.
- Continuez à compter sans réseau. Les sous-sols et les chambres froides ont rarement une connexion. Une application qui fonctionne hors connexion garde les comptages sur le téléphone et synchronise plus tard.
- Ajoutez ce qui n'est pas dans la liste. Les articles inconnus s'ajoutent sur place, avec une note ou une photo, et se traitent après coup.
Après le comptage
- Examinez les écarts. Triez les lignes en commençant par les plus gros écarts entre la quantité comptée et celle de vos fichiers. Recomptez ces lignes avec une deuxième personne avant de modifier quoi que ce soit.
- Exportez et régularisez. Exportez le comptage final vers Excel ou en CSV, transmettez-le à la personne qui tient votre comptabilité et corrigez les quantités dans votre système. Conservez le fichier, avec la date et le nom des personnes qui ont compté.
Quel type d'application se charge de chaque étape
| Étape | Tableur | Application de comptage | Logiciel de gestion des stocks ou de caisse |
|---|---|---|---|
| Contenir la liste de produits | C'est la liste elle-même | L'importe depuis Excel ou CSV | La contient déjà |
| Scanner les codes-barres avec un téléphone | Non | Oui | Certains le font : essayez l'application mobile |
| Compter à plusieurs en même temps | En fusionnant des fichiers | Oui, avec la synchronisation en équipe | Selon les licences utilisateur |
| Travailler sans réseau | Sur un seul appareil | Oui, si l'application fonctionne hors connexion | Beaucoup exigent une connexion : vérifiez |
| Comparer quantité comptée et quantité théorique | Avec des formules que vous écrivez vous-même | Oui | Oui |
| Exporter pour la comptabilité | Oui | Oui, vers Excel ou en CSV | Oui |
Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion des stocks ou un logiciel de caisse, essayez d'abord sa propre fonction d'inventaire. Si elle est lente sur téléphone, ou si elle exige une connexion que vous n'avez pas dans la réserve, comptez avec une application de comptage, puis reportez le résultat dans votre système à l'aide d'un fichier Excel. Pour connaître les types d'applications et des exemples de chacun, lisez comment choisir une application pour faire l'inventaire.
Comment Inventory Mobile s'y prend
- Liste : importez vos produits depuis un fichier Excel ou CSV, avec correspondance automatique des colonnes.
- Comptage : dans la fonction Faire l'inventaire, scannez avec la caméra et saisissez la quantité. L'application conserve la quantité théorique, celle de vos fichiers, et affiche l'écart : quantité comptée moins quantité théorique.
- Équipe : avec la synchronisation en équipe, plusieurs personnes comptent le même inventaire en même temps et chacune voit les comptages des autres. Cela fonctionne hors connexion, et la synchronisation se fait au retour de la connexion.
- Lecteurs : sur Android, les lecteurs Bluetooth et USB ainsi que les terminaux Android tels que Zebra et Honeywell.
- Résultat : export vers Excel ou en CSV.
- Licences : une version gratuite avec export limité et sans synchronisation en équipe ; un essai gratuit d'un mois des fonctionnalités payantes, sans carte bancaire ; des licences mensuelles et annuelles ; et une licence d'un mois sans renouvellement, pour un projet court ou un seul inventaire. L'export illimité, la synchronisation en équipe et les lecteurs externes font partie de la licence PRO payante.
Questions fréquentes
Quelle application utiliser pour l'inventaire de fin d'année de mon entreprise ?
Une application de comptage, sauf si le système que vous utilisez déjà dispose d'une fonction d'inventaire qui marche bien sur téléphone. Une application de comptage importe votre liste, scanne les codes-barres avec la caméra, permet à plusieurs personnes de compter en même temps et exporte le résultat vers Excel. Inventory Mobile, mise et Orca Scan en sont des exemples.
Peut-on faire l'inventaire de fin d'année avec un simple téléphone ?
Oui. La caméra lit les codes-barres et les codes QR : un inventaire de petite ou moyenne taille ne demande donc aucun autre appareil. Pour les longues séances de comptage, un lecteur Bluetooth ou un terminal Android fait gagner du temps et économise la batterie.
Combien de temps dure un inventaire de fin d'année ?
Cela dépend du nombre de lignes et de l'état de rangement de la réserve. Mieux vaut donc mesurer que deviner : pendant la répétition générale, chronométrez une personne qui compte une étagère, multipliez par le nombre d'étagères et divisez par le nombre de personnes.
Faut-il fermer pendant l'inventaire ?
Pas forcément, mais le stock ne doit pas bouger dans la zone en cours de comptage. Beaucoup de magasins comptent après la fermeture. Les entrepôts suspendent les réceptions et les expéditions, ou comptent zone par zone en notant les mouvements à part.
Que faire des articles sans code-barres ?
Imprimez des étiquettes avant l'inventaire, retrouvez les articles par leur nom ou leur code dans l'application, ou comptez-les sur une courte liste papier et saisissez-les à la fin.
Que doit contenir le fichier final ?
Au minimum le code du produit, son nom, la quantité comptée, la date et le nom de la personne qui a compté. Votre comptable ou votre auditeur peut en demander davantage, par exemple la valeur ou l'emplacement : posez la question avant l'inventaire, pas après.
Peut-on payer une application de comptage pour un seul mois ?
Certaines applications vendent des licences de courte durée. Inventory Mobile propose un essai gratuit d'un mois de ses fonctionnalités payantes et vend une licence d'un mois sans renouvellement, pensée pour un projet court ou un seul inventaire.
Rédigé par l'équipe d'Inventory Mobile. Les autres applications sont citées à titre d'exemple, pour vous aider à comparer. Nous n'avons aucun lien avec elles, et leurs fonctionnalités comme leurs prix évoluent : vérifiez sur le site de chaque application.