Como fazer o inventário de fim de ano com o celular
O inventário de fim de ano (balanço, contagem física anual) compara o que realmente está nas suas prateleiras com o que os seus registros dizem. Folhas de papel e redigitação são a parte lenta e a parte por onde os erros entram. Um celular que lê código de barras elimina as duas. Este guia traz os passos em ordem e diz qual tipo de app faz cada um. Nós fazemos o Inventory Mobile, um app de contagem, e os passos valem para qualquer app desse tipo.
Resposta curta
- Você precisa de três coisas: a sua lista de produtos em Excel ou CSV, um celular por pessoa que conta e um app de contagem que importe a lista, leia código de barras e exporte o resultado.
- Divida o depósito em zonas, entregue cada zona a uma pessoa ou a uma dupla e termine uma zona antes de começar a próxima.
- Reconte só as linhas em que a quantidade contada é diferente dos seus registros, com uma segunda pessoa.
- Exporte o resultado para o Excel para quem cuida da sua contabilidade e corrija as quantidades no seu sistema.
- Faça um ensaio uma semana antes, com os celulares e nos espaços que você vai usar de verdade.
Antes do dia da contagem
- Marque a data e o corte. Escolha um momento em que não haja movimentação: depois do fechamento, ou com recebimento e expedição em pausa. O que chegar ou sair durante a contagem vai para uma área separada e identificada e é registrado à parte.
- Tire a lista de produtos do seu sistema. Uma linha por produto: código ou código de barras, nome e a quantidade que os seus registros mostram. Excel ou CSV bastam. Se você ainda não tem uma lista, comece pelo modelo gratuito de Excel para contagem de estoque.
- Importe a lista no app de contagem. Assim cada leitura mostra o nome do produto, e no fim o app consegue comparar o contado com o esperado. Antes, abra o arquivo e confira se os códigos de barras longos mostram todos os dígitos: o Excel às vezes os transforma em algo como 5,9E+12, que não bate com nenhuma leitura.
- Divida o local em zonas e dê nome a elas. Corredor A, câmara fria, área de vendas, vitrine. Identifique cada zona e entregue a uma pessoa ou a uma dupla. Para itens sem código de barras, imprima etiquetas antes ou combine que eles serão procurados pelo nome.
- Arrume primeiro. Junte os itens iguais e marque o que não deve ser contado: mercadoria que pertence a clientes, itens já vendidos, produto danificado aguardando baixa.
- Faça um ensaio. Uma semana antes, conte uma prateleira com os mesmos celulares e no mesmo local do dia da contagem. Você descobre quantas linhas uma pessoa conta em uma hora, e com isso quantas pessoas e horas a contagem completa pede.
No dia da contagem
- Conte zona por zona. Leia o código de barras, digite a quantidade, salve. Termine a zona inteira e marque como feita (um adesivo na prateleira resolve) antes de começar a próxima.
- Conte o que você vê, não o que deveria estar lá. Se o app mostra a quantidade esperada, peça à equipe que conte primeiro e só depois olhe a quantidade na tela.
- Continue contando sem sinal. Subsolos e câmaras frias raramente têm conexão. Um app que funciona offline guarda as contagens no celular e sincroniza depois.
- Inclua o que não está na lista. Itens desconhecidos são incluídos na hora, com uma observação ou uma foto, e resolvidos depois.
Depois da contagem
- Olhe as diferenças. Ordene pela maior diferença entre a quantidade contada e os seus registros. Reconte essas linhas com uma segunda pessoa antes de mudar qualquer coisa.
- Exporte e ajuste. Exporte a contagem final para Excel ou CSV, entregue a quem cuida da sua contabilidade e corrija as quantidades no seu sistema. Guarde o arquivo com a data e os nomes de quem contou.
Qual tipo de app faz cada passo
| Passo | Planilha | App de contagem | Sistema de estoque ou PDV |
|---|---|---|---|
| Ter a lista de produtos | Ela é a lista | Importa do Excel ou de um CSV | Já tem |
| Ler código de barras com o celular | Não | Sim | Alguns: teste o app móvel |
| Várias pessoas ao mesmo tempo | Juntando arquivos | Sim, com sincronização em equipe | Depende das licenças de usuário |
| Trabalhar sem sinal | Em um só aparelho | Sim, se o app funciona offline | Muitos pedem conexão: confira |
| Comparar o contado com o esperado | Com fórmulas que você escreve | Sim | Sim |
| Exportar para a contabilidade | Sim | Sim, para Excel ou CSV | Sim |
Se você já usa um sistema de estoque ou um PDV, teste primeiro a função de contagem dele. Se ela for lenta no celular ou pedir uma conexão que você não tem no depósito, conte com um app de contagem e leve o resultado de volta para o seu sistema pelo Excel. Para ver os tipos de app e exemplos de cada um, leia como escolher um aplicativo para contar estoque.
Como o Inventory Mobile faz
- Lista: importa produtos do Excel ou de um CSV, com as colunas mapeadas automaticamente.
- Contagem: em Contagem de estoque, você lê o código com a câmera e digita a quantidade. O app guarda a quantidade dos seus registros e mostra a diferença, o contado menos o registrado.
- Equipe: com a sincronização em equipe, várias pessoas contam o mesmo inventário ao mesmo tempo e veem as contagens umas das outras. Funciona offline e sincroniza quando a conexão volta.
- Leitores: leitores Bluetooth e USB e coletores Android como Zebra e Honeywell, no Android.
- Resultado: exportação para Excel ou CSV.
- Licenças: uma versão grátis com exportação limitada e sem sincronização em equipe; um teste grátis de um mês dos recursos pagos, sem cartão; licenças mensais e anuais; e uma licença de um mês sem renovação, para um projeto curto ou um único inventário. Exportação ilimitada, sincronização em equipe e leitores externos fazem parte da licença PRO paga.
Perguntas frequentes
Qual aplicativo usar para fazer o inventário de fim de ano da minha empresa?
Um app de contagem, a não ser que o sistema que você já usa tenha uma função de contagem que funcione bem no celular. Um app de contagem importa a sua lista, lê código de barras com a câmera, deixa várias pessoas contarem ao mesmo tempo e exporta o resultado para o Excel. Inventory Mobile, mise e Orca Scan são exemplos.
Dá para fazer o inventário de fim de ano só com o celular?
Sim. A câmera lê códigos de barras e QR codes, então uma contagem pequena ou média não pede outro aparelho. Em turnos longos, um leitor Bluetooth ou um coletor Android poupa tempo e bateria.
Quanto tempo leva um inventário de fim de ano?
Depende do número de linhas e de como o depósito está arrumado, então meça em vez de adivinhar: no ensaio, cronometre uma pessoa contando uma prateleira, multiplique pelo número de prateleiras e divida pelo número de pessoas.
Preciso fechar a empresa durante a contagem?
Nem sempre, mas não pode haver movimentação de estoque na zona que está sendo contada. Muitas lojas contam depois do fechamento. Depósitos pausam recebimento e expedição, ou contam zona por zona e registram as movimentações à parte.
O que faço com os itens sem código de barras?
Imprima etiquetas antes da contagem, procure os itens pelo nome ou pelo código no app, ou conte em uma lista curta de papel e digite no fim.
O que o arquivo final deve conter?
No mínimo o código do produto, o nome, a quantidade contada, a data e quem contou. O seu contador ou auditor pode pedir mais, como valor ou local, então pergunte antes da contagem, não depois.
Posso pagar um app de contagem por um mês só?
Alguns apps vendem licenças curtas. O Inventory Mobile tem um teste grátis de um mês dos recursos pagos e vende uma licença de um mês sem renovação, pensada para um projeto curto ou um único inventário.
Escrito pela equipe do Inventory Mobile. Citamos outros apps como exemplos para você comparar. Não temos relação com eles, e recursos e preços mudam: confira o site de cada um.