איך עושים ספירת מלאי סוף שנה בטלפון
ספירת מלאי סוף שנה (ספירת מלאי שנתית, מלאי פיזי) משווה בין מה שבאמת נמצא על המדפים שלך לבין מה שרשום אצלך. דפי נייר והקלדה מחדש הם החלק האיטי, וגם המקום שבו נכנסות הטעויות. טלפון שסורק ברקודים מייתר את שניהם. המדריך הזה מפרט את השלבים לפי הסדר ומסביר איזה סוג אפליקציה מבצע כל אחד מהם. אנחנו מפתחים את Inventory Mobile, אפליקציית ספירת מלאי, והשלבים מתאימים לכל אפליקציה מהסוג הזה.
התשובה הקצרה
- צריך שלושה דברים: רשימת המוצרים שלך ב-Excel או ב-CSV, טלפון לכל מי שסופר, וגם אפליקציית ספירת מלאי שמייבאת את הרשימה, סורקת ברקודים ומייצאת את התוצאה.
- חלק את המחסן לאזורים, הקצה כל אזור לאדם אחד או לזוג אחד, וסיים אזור לפני שאתה מתחיל את הבא.
- ספור מחדש, עם אדם נוסף, רק את השורות שבהן הכמות שנספרה שונה מהכמות הרשומה אצלך.
- ייצא את התוצאה ל-Excel עבור מי שמטפל לך בהנהלת החשבונות, ותקן את הכמויות במערכת שלך.
- ערוך ספירת ניסיון שבוע לפני, בטלפונים ובחדרים שבהם תעבוד בפועל.
לפני יום הספירה
- קבע את התאריך ואת מועד החיתוך. בחר זמן שבו שום דבר לא זז: אחרי הסגירה, או כשקבלת הסחורה והמשלוחים מושהים. כל מה שנכנס או יוצא במהלך הספירה עובר לאזור נפרד ומסומן, ונרשם בנפרד.
- הוצא את רשימת המוצרים מהמערכת שלך. שורה אחת לכל מוצר: קוד או ברקוד, שם, והכמות הרשומה אצלך. קובץ Excel או CSV מספיק. אם עדיין אין לך רשימה, התחל עם תבנית Excel חינמית לספירת מלאי.
- ייבא את הרשימה לאפליקציית הספירה. כך כל סריקה מציגה את שם המוצר, ובסוף הספירה האפליקציה יכולה להשוות בין הכמות שנספרה לכמות הרשומה. לפני הייבוא פתח את הקובץ ובדוק שברקודים ארוכים מוצגים עם כל הספרות: Excel לפעמים הופך אותם לצורה כמו 5.9E+12, שלא תתאים לסריקה.
- חלק את המקום לאזורים ותן להם שמות. מעבר א', חדר קירור, שטח המכירה, חלון הראווה. סמן כל אזור בשלט והקצה אותו לאדם אחד או לזוג אחד. לפריטים בלי ברקוד, הדפס תוויות מראש, או סכם עם הצוות שמאתרים אותם לפי השם.
- עשה סדר לפני הספירה. רכז פריטים זהים יחד וסמן את מה שלא סופרים: סחורה ששייכת ללקוחות, פריטים שכבר נמכרו, סחורה פגומה שמחכה לגריעה מהמלאי.
- ערוך ספירת ניסיון. שבוע לפני, ספור מדף אחד בטלפונים ובחדר שבהם תעבוד בפועל. כך תדע כמה שורות אדם אחד סופר בשעה, ומזה תבין כמה אנשים וכמה שעות דרושים לספירה המלאה.
ביום הספירה
- ספור אזור אחרי אזור. סרוק את הברקוד, הקלד את הכמות, שמור. סיים אזור עד הסוף וסמן שהוא נספר (מדבקה על המדף מספיקה) לפני שאתה מתחיל את הבא.
- ספור את מה שאתה רואה בעיניים, לא את מה שאמור להיות שם. אם האפליקציה מציגה את הכמות הרשומה, בקש מהצוות קודם לספור ורק אחר כך להסתכל עליה.
- המשך לספור גם בלי קליטה. במרתפים ובחדרי קירור כמעט אף פעם אין חיבור. אפליקציה שעובדת במצב לא מקוון שומרת את הספירות בטלפון ומסתנכרנת אחר כך.
- הוסף את מה שלא מופיע ברשימה. פריטים לא מזוהים מוסיפים במקום, עם הערה או תמונה, ומבררים אחר כך.
אחרי הספירה
- עבור על הפערים. מיין לפי הפער הגדול ביותר בין הכמות שנספרה לבין הכמות הרשומה אצלך. ספור את השורות האלה מחדש עם אדם נוסף לפני שאתה משנה משהו.
- ייצא ועדכן. ייצא את הספירה הסופית ל-Excel או ל-CSV, העבר אותה למי שמטפל לך בהנהלת החשבונות ותקן את הכמויות במערכת שלך. שמור את הקובץ יחד עם התאריך ושמות האנשים שספרו.
איזה סוג אפליקציה מבצע כל שלב
| שלב | גיליון אלקטרוני | אפליקציית ספירה | מערכת מלאי או מערכת קופה |
|---|---|---|---|
| שמירת רשימת המוצרים | הוא עצמו הרשימה | מייבאת אותה מ-Excel או מ-CSV | הרשימה כבר נמצאת בה |
| סריקת ברקודים בטלפון | לא | כן | חלקן כן: נסה את האפליקציה לנייד |
| כמה אנשים בו זמנית | באמצעות מיזוג קבצים | כן, עם סנכרון צוות | תלוי ברישיונות המשתמשים |
| עבודה בלי קליטה | במכשיר אחד | כן, אם האפליקציה עובדת במצב לא מקוון | רבות דורשות חיבור: כדאי לבדוק |
| השוואה בין הכמות שנספרה לכמות הרשומה | בנוסחאות שאתה כותב בעצמך | כן | כן |
| ייצוא להנהלת החשבונות | כן | כן, ל-Excel או ל-CSV | כן |
אם אתה כבר עובד עם מערכת מלאי או עם אפליקציית קופה, נסה קודם את פונקציית הספירה שלה. אם היא איטית בטלפון, או דורשת חיבור שאין לך במחסן, ספור באפליקציית ספירה והחזר את התוצאה למערכת שלך בקובץ Excel. על סוגי האפליקציות ועל דוגמאות לכל סוג אפשר לקרוא במדריך איך בוחרים אפליקציה לספירת מלאי.
איך Inventory Mobile עושה את זה
- רשימה: ייבוא מוצרים מ-Excel או מ-CSV, עם מיפוי עמודות אוטומטי.
- ספירה: בכלי "ספירת מלאי" סורקים במצלמה ומקלידים את הכמות. האפליקציה שומרת את הכמות הרשומה ומציגה את הפער: הכמות שנספרה פחות הכמות הרשומה.
- צוות: עם סנכרון צוות, כמה אנשים סופרים את אותו מלאי בו זמנית ורואים זה את הספירות של זה. האפליקציה עובדת גם במצב לא מקוון, והנתונים מסתנכרנים כשהחיבור חוזר.
- סורקים: סורקי Bluetooth ו-USB ומסופוני Android כמו Zebra ו-Honeywell, ב-Android.
- תוצאה: ייצוא ל-Excel או ל-CSV.
- רישיונות: גרסה חינמית עם ייצוא מוגבל ובלי סנכרון צוות; חודש ניסיון חינם של התכונות בתשלום, בלי כרטיס אשראי; רישיונות חודשיים ושנתיים; ורישיון לחודש אחד ללא חידוש, לפרויקט קצר או לספירת מלאי חד-פעמית. ייצוא ללא הגבלה, סנכרון צוות וסורקים חיצוניים כלולים ברישיון PRO בתשלום.
שאלות נפוצות
באיזו אפליקציה כדאי להשתמש לספירת מלאי סוף שנה בעסק?
באפליקציית ספירת מלאי, אלא אם במערכת שאתה כבר עובד איתה יש פונקציית ספירה שעובדת טוב בטלפון. אפליקציית ספירה מייבאת את הרשימה שלך, סורקת ברקודים במצלמה, מאפשרת לכמה אנשים לספור בו זמנית ומייצאת את התוצאה ל-Excel. Inventory Mobile, mise ו-Orca Scan הן דוגמאות לכך.
אפשר לעשות ספירת מלאי סוף שנה רק עם טלפון?
כן. המצלמה קוראת ברקודים וקודי QR, כך שלספירה קטנה או בינונית לא צריך מכשיר נוסף. במשמרות ארוכות, סורק Bluetooth או מסופון Android חוסכים זמן וסוללה.
כמה זמן לוקחת ספירת מלאי סוף שנה?
זה תלוי במספר השורות ובמידת הסדר במחסן, אז עדיף למדוד ולא לנחש: בספירת הניסיון, מדוד כמה זמן לוקח לאדם אחד לספור מדף אחד, הכפל במספר המדפים וחלק במספר האנשים.
חייבים לסגור את העסק בזמן הספירה?
לא תמיד, אבל אסור שהמלאי יזוז באזור שסופרים. חנויות רבות סופרות אחרי הסגירה. מחסנים משהים את קבלת הסחורה ואת המשלוחים, או סופרים אזור אחרי אזור ורושמים את התנועות בנפרד.
מה עושים עם פריטים בלי ברקוד?
אפשר להדפיס תוויות לפני הספירה, לחפש את הפריטים באפליקציה לפי שם או קוד, או לספור אותם ברשימה קצרה על נייר ולהקליד אותם בסוף.
מה צריך להופיע בקובץ הסופי?
לפחות קוד המוצר, השם, הכמות שנספרה, התאריך ושם מי שספר. רואה החשבון או המבקר שלך עשויים לבקש פרטים נוספים, כמו שווי או מיקום, אז כדאי לשאול לפני הספירה ולא אחריה.
אפשר לשלם על אפליקציית ספירה לחודש אחד בלבד?
יש אפליקציות שמוכרות רישיונות לתקופה קצרה. ל-Inventory Mobile יש חודש ניסיון חינם של התכונות בתשלום, והיא מוכרת רישיון לחודש אחד ללא חידוש, שמיועד לפרויקט קצר או לספירת מלאי חד-פעמית.
נכתב על ידי צוות Inventory Mobile. אפליקציות אחרות מוזכרות כדוגמאות, כדי שתוכל להשוות. אין לנו שום קשר אליהן. תכונות ומחירים משתנים, לכן כדאי לבדוק באתר של כל אפליקציה.