Come fare l'inventario di fine anno con il telefono
L'inventario di fine anno (inventario annuale, inventario fisico) confronta quello che c'è davvero sui tuoi scaffali con quello che risulta dai tuoi registri. Compilare fogli di carta e ricopiarli al computer è la parte lenta, ed è lì che nascono gli errori. Un telefono che legge i codici a barre elimina entrambe le cose. Questa guida elenca i passaggi in ordine e dice quale tipo di app svolge ciascuno. Noi sviluppiamo Inventory Mobile, un'app di conteggio, e i passaggi valgono per qualsiasi app di questo tipo.
La risposta in breve
- Ti servono tre cose: il tuo elenco prodotti in Excel o CSV, un telefono per ogni addetto al conteggio e un'app di conteggio che importi l'elenco, legga i codici a barre ed esporti il risultato.
- Dividi il magazzino in zone, assegna ogni zona a una persona o a una coppia e finisci una zona prima di iniziare la successiva.
- Riconta, con una seconda persona, solo le righe in cui la quantità contata è diversa da quella dei tuoi registri.
- Esporta il risultato in Excel per chi ti tiene la contabilità e correggi le quantità nel tuo gestionale.
- Fai una prova generale una settimana prima, con i telefoni e nei locali che userai davvero.
Prima del giorno dell'inventario
- Fissa la data e il blocco dei movimenti. Scegli un momento in cui niente si muove: dopo la chiusura, oppure con ricevimento merci e spedizioni sospesi. Tutto quello che arriva o esce durante il conteggio va in un'area separata e contrassegnata, e si registra a parte.
- Estrai l'elenco prodotti dal tuo gestionale. Una riga per prodotto: codice o codice a barre, nome e quantità che risulta dai tuoi registri. Basta un file Excel o CSV. Se non hai ancora un elenco, parti dal modello Excel gratuito per l'inventario.
- Importa l'elenco nell'app di conteggio. Così ogni scansione mostra il nome del prodotto e, alla fine, l'app può confrontare la quantità contata con quella contabile. Prima, però, apri il file e controlla che i codici a barre lunghi mostrino tutte le cifre: a volte Excel li trasforma in qualcosa come 5,9E+12, che non corrisponderà mai a una scansione.
- Dividi gli spazi in zone e dai un nome a ciascuna. Corsia A, cella frigorifera, area vendita, vetrina. Metti un cartello in ogni zona e assegnala a una persona o a una coppia. Per gli articoli senza codice a barre, stampa le etichette in anticipo oppure stabilisci che chi conta li cerchi per nome.
- Prima metti in ordine. Raggruppa gli articoli identici e contrassegna quello che non va contato: merce di proprietà dei clienti, articoli già venduti, merce danneggiata in attesa di essere scaricata dalle giacenze.
- Fai una prova generale. Una settimana prima, conta uno scaffale con i telefoni e nel locale che userai davvero. Così scopri quante righe conta una persona in un'ora, e quindi quante persone e quante ore servono per l'inventario completo.
Il giorno dell'inventario
- Conta una zona alla volta. Scansiona il codice a barre, inserisci la quantità, salva. Finisci del tutto una zona e segnala che è fatta (basta un adesivo sullo scaffale) prima di iniziare la successiva.
- Conta quello che c'è, non quello che dovrebbe esserci. Se l'app mostra la quantità contabile, chiedi a chi conta di contare prima e di guardare il numero solo dopo.
- Continua a contare anche senza segnale. Seminterrati e celle frigorifere hanno raramente una connessione. Un'app che funziona offline conserva i conteggi sul telefono e sincronizza più tardi.
- Aggiungi quello che non è in elenco. Gli articoli sconosciuti si aggiungono sul momento, con una nota o una foto, e si sistemano dopo.
Dopo il conteggio
- Guarda le differenze. Ordina le righe a partire dalla differenza più grande tra la quantità contata e quella dei tuoi registri. Riconta quelle righe con una seconda persona prima di modificare qualsiasi cosa.
- Esporta e rettifica. Esporta il conteggio finale in Excel o CSV, consegnalo a chi ti tiene la contabilità e correggi le quantità nel tuo gestionale. Conserva il file con la data e i nomi di chi ha contato.
Quale tipo di app fa ciascun passaggio
| Passaggio | Foglio di calcolo | App di conteggio | Gestionale di magazzino o app di cassa |
|---|---|---|---|
| Tenere l'elenco prodotti | È l'elenco stesso | Lo importa da Excel o CSV | Ce l'ha già |
| Leggere i codici a barre con il telefono | No | Sì | Alcuni sì: prova la loro app mobile |
| Più persone insieme | Unendo i file | Sì, con la sincronizzazione del team | Dipende dalle licenze utente |
| Lavorare senza segnale | Su un solo dispositivo | Sì, se l'app funziona offline | Molti richiedono la connessione: verifica |
| Confrontare quantità contata e contabile | Con formule che scrivi tu | Sì | Sì |
| Esportare per la contabilità | Sì | Sì, in Excel o CSV | Sì |
Se usi già un gestionale di magazzino o un'app di cassa, prova prima la sua funzione di conteggio. Se sul telefono è lenta, o richiede una connessione che in magazzino non hai, conta con un'app di conteggio e riporta il risultato nel tuo sistema con un file Excel. Per i tipi di app e gli esempi di ciascuno, leggi come scegliere un'app per fare l'inventario.
Come lo fa Inventory Mobile
- Elenco: importi i prodotti da Excel o CSV, con abbinamento automatico delle colonne.
- Conteggio: in Conta inventario scansioni con la fotocamera e inserisci la quantità. L'app conserva la quantità contabile e mostra lo scostamento, cioè quantità contata meno quantità contabile.
- Team: con la sincronizzazione del team, più persone contano lo stesso inventario nello stesso momento e ciascuna vede i conteggi delle altre. Funziona offline e sincronizza quando torna la connessione.
- Scanner: su Android puoi usare scanner Bluetooth e USB e palmari come Zebra e Honeywell.
- Risultato: esporti in Excel o CSV.
- Licenze: una versione gratuita con esportazione limitata e senza sincronizzazione del team; una prova gratuita di un mese delle funzioni a pagamento, senza carta di credito; licenze mensili e annuali; e una licenza di un mese senza rinnovo, per un progetto breve o un singolo inventario. Esportazione illimitata, sincronizzazione del team e scanner esterni fanno parte della licenza PRO a pagamento.
Domande frequenti
Quale app usare per l'inventario di fine anno della mia attività?
Un'app di conteggio, a meno che il sistema che usi già non abbia una funzione di conteggio che funziona bene sul telefono. Un'app di conteggio importa il tuo elenco, legge i codici a barre con la fotocamera, permette a più persone di contare insieme ed esporta il risultato in Excel. Inventory Mobile, mise e Orca Scan sono alcuni esempi.
Posso fare l'inventario di fine anno solo con il telefono?
Sì. La fotocamera legge codici a barre e codici QR, quindi per un conteggio piccolo o medio non serve nessun altro dispositivo. Nei turni lunghi, uno scanner Bluetooth o un palmare Android fa risparmiare tempo e batteria.
Quanto tempo ci vuole per fare l'inventario di fine anno?
Dipende dal numero di righe e da quanto è in ordine il magazzino, quindi misura, non andare a occhio: nella prova generale cronometra una persona che conta uno scaffale, moltiplica per il numero di scaffali e dividi per il numero di persone.
Devo chiudere l'attività durante l'inventario?
Non sempre, ma nella zona che si sta contando la merce non deve muoversi. Molti negozi contano dopo la chiusura. I magazzini sospendono ricevimento merci e spedizioni, oppure contano una zona alla volta e registrano i movimenti a parte.
Cosa faccio con gli articoli senza codice a barre?
Stampa le etichette prima del conteggio, cerca gli articoli nell'app per nome o per codice, oppure contali su un breve elenco cartaceo e inseriscili alla fine.
Cosa deve contenere il file finale?
Almeno il codice prodotto, il nome, la quantità contata, la data e chi ha contato. Il tuo commercialista o il revisore potrebbero chiedere altro, come il valore o la posizione, quindi chiedi prima del conteggio, non dopo.
Posso pagare un'app di conteggio per un solo mese?
Alcune app vendono licenze brevi. Inventory Mobile offre una prova gratuita di un mese delle funzioni a pagamento e vende una licenza di un mese senza rinnovo, pensata per un progetto breve o un singolo inventario.
A cura del team di Inventory Mobile. Le altre app sono citate come esempi, per aiutarti a fare un confronto. Non abbiamo alcun legame con loro; funzioni e prezzi cambiano, quindi verifica sul sito di ciascuna app.