Cum faceți inventarul de sfârșit de an cu telefonul
Inventarul de sfârșit de an (inventarierea anuală, inventarul fizic) compară ce se află cu adevărat pe rafturi cu ce scrie în evidențe. Listele pe hârtie și reintroducerea datelor în calculator sunt partea care merge încet și cea în care se strecoară greșelile. Un telefon care scanează coduri de bare vă scapă de amândouă. Ghidul acesta prezintă pașii în ordine și spune ce tip de aplicație îl face pe fiecare. Noi dezvoltăm Inventory Mobile, o aplicație de inventariere, iar pașii funcționează cu orice aplicație de acest tip.
Răspunsul pe scurt
- Aveți nevoie de trei lucruri: lista de produse în Excel sau CSV, câte un telefon pentru fiecare persoană care numără și o aplicație de inventariere care importă lista, scanează coduri de bare și exportă rezultatul.
- Împărțiți depozitul în zone, dați fiecare zonă unei singure persoane sau unei echipe de doi și terminați o zonă înainte să o începeți pe următoarea.
- Renumărați, cu o a doua persoană, doar pozițiile la care cantitatea numărată diferă de cea din evidențe.
- Exportați rezultatul în Excel pentru cine vă ține contabilitatea și corectați cantitățile în sistemul dvs.
- Faceți o probă cu o săptămână înainte, pe telefoanele și în încăperile pe care le veți folosi cu adevărat.
Înainte de ziua inventarului
- Stabiliți data și ora de referință. Alegeți un moment în care marfa nu se mișcă: după închidere sau cu recepțiile și livrările oprite. Tot ce sosește sau pleacă în timpul inventarului merge într-o zonă separată, etichetată, și se înregistrează aparte.
- Scoateți lista de produse din sistemul dvs. Câte un rând pentru fiecare produs: cod sau cod de bare, denumire și cantitatea din evidențe. Un fișier Excel sau CSV este de ajuns. Dacă nu aveți încă o listă, porniți de la modelul Excel gratuit pentru inventar.
- Importați lista în aplicația de inventariere. Astfel, la fiecare scanare apare denumirea produsului, iar la final aplicația poate compara cantitatea numărată cu cea scriptică (cea din evidențe). Deschideți mai întâi fișierul și verificați dacă la codurile de bare lungi se văd toate cifrele: Excel le transformă uneori într-o formă ca 5,9E+12, care nu se va potrivi cu codul scanat.
- Împărțiți spațiul în zone și dați-le nume. Culoarul A, camera frigorifică, sala de vânzare, vitrina. Etichetați fiecare zonă și dați-o unei singure persoane sau unei echipe de doi. Pentru articolele fără cod de bare, imprimați etichete din timp sau stabiliți că cei care numără le caută după denumire.
- Faceți mai întâi ordine. Puneți la un loc articolele identice și marcați ce nu trebuie numărat: marfa care aparține clienților, articolele deja vândute, stocul deteriorat care urmează să fie scos din gestiune.
- Faceți o probă. Cu o săptămână înainte, numărați un raft cu telefoanele pe care le veți folosi, în încăperea în care veți lucra. Aflați astfel câte poziții numără o persoană într-o oră, iar de aici reiese de câți oameni și de câte ore aveți nevoie pentru tot inventarul.
În ziua inventarului
- Numărați zonă cu zonă. Scanați codul de bare, introduceți cantitatea, salvați. Terminați complet o zonă și marcați-o ca numărată (ajunge un autocolant pe raft) înainte să treceți la următoarea.
- Numărați ce este pe raft, nu ce ar trebui să fie. Dacă aplicația arată cantitatea scriptică, cereți-le celor care numără să numere întâi și abia apoi să se uite la ea.
- Numărați mai departe și fără semnal. În subsoluri și în camerele frigorifice rar există conexiune. O aplicație care funcționează offline păstrează numărătorile pe telefon și le sincronizează mai târziu.
- Adăugați ce nu este pe listă. Articolele necunoscute se adaugă pe loc, cu o notă sau o fotografie, și se lămuresc după aceea.
După numărare
- Uitați-vă la diferențe. Sortați pozițiile după diferența dintre cantitatea numărată și cea din evidențe, începând cu diferențele cele mai mari. Renumărați aceste poziții cu o a doua persoană înainte să modificați ceva.
- Exportați și corectați. Exportați inventarul final în Excel sau CSV, dați-l celui care vă ține contabilitatea și corectați cantitățile în sistemul dvs. Păstrați fișierul împreună cu data și cu numele celor care au numărat.
Ce tip de aplicație face fiecare pas
| Pas | Foaie de calcul | Aplicație de inventariere | Sistem de gestiune sau aplicație POS |
|---|---|---|---|
| Păstrarea listei de produse | Foaia de calcul este chiar lista | O importă din Excel sau CSV | O are deja |
| Scanarea codurilor de bare cu telefonul | Nu | Da | Unele da: încercați aplicația lor de mobil |
| Mai multe persoane deodată | Prin unirea fișierelor | Da, cu sincronizare în echipă | Depinde de licențele de utilizator |
| Lucrul fără semnal | Pe un singur dispozitiv | Da, dacă aplicația funcționează offline | Multe au nevoie de conexiune: verificați |
| Compararea cantității numărate cu cea scriptică | Cu formule scrise de dvs. | Da | Da |
| Exportul pentru contabilitate | Da | Da, în Excel sau CSV | Da |
Dacă folosiți deja un sistem de gestiune a stocurilor sau o aplicație POS (punct de vânzare), încercați mai întâi funcția de inventariere pe care o are. Dacă merge greu pe telefon sau are nevoie de o conexiune pe care nu o aveți în depozit, numărați cu o aplicație de inventariere și aduceți rezultatul înapoi în sistemul dvs., cu un fișier Excel. Despre tipurile de aplicații, cu exemple din fiecare, citiți cum alegeți o aplicație pentru a face inventarul.
Cum se face în Inventory Mobile
- Listă: importați produsele din Excel sau CSV, cu potrivirea automată a coloanelor.
- Numărare: în funcția Inventariere, scanați cu camera și introduceți cantitatea. Aplicația păstrează cantitatea scriptică și arată diferența: cantitatea numărată minus cea scriptică.
- Echipă: cu sincronizarea în echipă, mai multe persoane numără același inventar în același timp și fiecare vede ce au numărat ceilalți. Funcționează offline și se sincronizează când revine conexiunea.
- Scanere: scanere Bluetooth și USB și terminale Android, cum ar fi Zebra și Honeywell, pe Android.
- Rezultat: export în Excel sau CSV.
- Licențe: o versiune gratuită, cu export limitat și fără sincronizare în echipă; o perioadă de încercare gratuită de o lună pentru funcțiile plătite, fără card; licențe lunare și anuale; și o licență de o lună fără reînnoire, pentru un proiect scurt sau un singur inventar. Exportul nelimitat, sincronizarea în echipă și scanerele externe fac parte din licența PRO plătită.
Întrebări frecvente
Ce aplicație să folosesc pentru inventarul de sfârșit de an al firmei?
O aplicație de inventariere, dacă sistemul pe care îl folosiți deja nu are o funcție de inventariere care să meargă bine pe telefon. O aplicație de inventariere importă lista, scanează coduri de bare cu camera, lasă mai multe persoane să numere în același timp și exportă rezultatul în Excel. Câteva exemple: Inventory Mobile, mise și Orca Scan.
Pot face inventarul de sfârșit de an doar cu telefonul?
Da. Camera citește coduri de bare și coduri QR, așa că pentru un inventar mic sau mediu nu este nevoie de alt dispozitiv. Pentru ture lungi, un scaner Bluetooth sau un terminal Android economisește timp și baterie.
Cât durează un inventar de sfârșit de an?
Depinde de numărul de poziții și de cât de ordonat este depozitul, așa că măsurați, nu ghiciți: la probă, cronometrați cât îi ia unei persoane să numere un raft, înmulțiți cu numărul de rafturi și împărțiți la numărul de persoane.
Trebuie să închid în timpul inventarului?
Nu întotdeauna, dar stocul nu trebuie să se miște în zona care se numără. Multe magazine numără după închidere. Depozitele opresc recepțiile și livrările ori numără zonă cu zonă și înregistrează separat mișcările.
Ce fac cu articolele care nu au cod de bare?
Imprimați etichete înainte de inventar, căutați articolele în aplicație după denumire sau după cod ori numărați-le pe o listă scurtă de hârtie și introduceți-le la sfârșit.
Ce trebuie să conțină fișierul final?
Cel puțin codul produsului, denumirea, cantitatea numărată, data și persoana care a numărat. Contabilul sau auditorul vă poate cere mai mult, de exemplu valoarea sau locația, așa că întrebați înainte de inventar, nu după.
Pot plăti o aplicație de inventariere doar pentru o lună?
Unele aplicații vând licențe pe perioade scurte. Inventory Mobile are o perioadă de încercare gratuită de o lună pentru funcțiile plătite și vinde o licență de o lună fără reînnoire, gândită pentru un proiect scurt sau un singur inventar.
Text scris de echipa Inventory Mobile. Celelalte aplicații sunt menționate ca exemple, ca să puteți compara. Nu avem nicio legătură cu ele, iar funcțiile și prețurile se schimbă, așa că verificați-le pe site-ul fiecărei aplicații.